Kto tworzył instrukcje pracy ma swoją listę, kto ich używał tym bardziej.
O co chodzi? Chodzi o główne problemy z instrukcjami pracy. Dokument ten pełni ważna funkcje w standaryzacji pracy, nie mniej jego forma jest bardzo rożna w zależności od tego kto go tworzy. Wiele dokumentów, które znajdujemy na obszarach produkcyjnych zawiera problemy utrudniające zrozumienie treści, powodujące możliwość własnej interpretacji lub po prostu sprawiają że dokument staje się nieużyteczny z uwagi na formę.
Problemy z instrukcjami pracy:
1️⃣ Nie odzwierciedlają rzeczywistości – często aktualizowanie instrukcji nie idzie w parze ze zmianami w procesie. To sprawia, że z biegiem czasu Instrukcje coraz bardziej odbiegają rzeczywistości i są całkowicie nie użyteczne. Co więcej stają się zagrożeniem w trakcie audytów, co może rodzi spore konsekwencje.
2️⃣ Są opisowe dominuje w nich tekst.
Ten problem uwidacznia się w momencie, gdy chcemy wykorzystać taka instrukcje do jakiekolwiek celu. Dominacja tekstu sprawia że trzeba wiele razy go przeczytać i skonfrontować z rzeczywistością, by zrozumieć co autor mógł mieć na myśli. Dokładając do tego problem #1 daje nam to mieszankę niemal nie do rozszyfrowania.
3️⃣ Zawierają słowa zagadki?
Sprawdź samodzielnie. Weź do ręki pierwsza instrukcje z brzegu i zwróć uwagę czy występują słowa takie jak:
- odpowiedni
- Właściwy
- Poprawny
- Standardowy
Jeśli tak to tego typu instrukcje nie są konkretne. Pozostawiają furtkę do własnej interpretacji. Czym jest właściwa/ odpowiednia strona wyrobu? Nikt tego nie wie a pracownik się domyśla, co generuje możliwość pojawię ja się błędu w procesie.
4️⃣ Brak przyczyn
Czy na instrukcjach w Twojej firmy wytłumaczone są przyczyny / konsekwencje postępowania niezgodnego ze standardem?
Jeśli nie to jest duże prawdopodobieństwo, że pracownicy nie są świadomi swojej pracy co oznacza, że występuje ryzyko dla jakości i bezpieczeństwa. Mówią że prawdziwa wiedza to znajomość przyczyn.
5️⃣ Występowanie bardzo technicznego języka niezrozumiałego dla osób z procesu.
Często spotykamy się z wewnętrznymi słownikami w zakładach. Bardzo użyteczna rzecz pozwalająca odnaleźć się w zgiełku dziwnych skrótów i sformułowań. Jasne jest, że wszyscy na Gemba te zwroty rozumieją, natomiast gorzej próbujemy zastąpić te zwroty bardzo technicznym językiem. Powoduje to problemy w zrozumieniu procesu przez doświadczonych pracowników, nie wspominając o nowych pracownikach.
6️⃣ Zdjęcia obrazują efekt pracy, a nie sposób dochodzenia do efektu.
Często mamy do czynienia ze zdjęciami poglądowymi obrazującymi finalny produkt. Niewielu twórców instrukcji próbuje uchwycić na zdjęcia drogę do osiągnięcia takiego produktu. Tu z pomocą przychodzą zdjęcia na których widać ręce pracowników, strzałki lub inne oznaczenia.
Rozmawianie o standaryzacji pracy w firmie bez ustandaryzowanego procesu tworzenia dokumentacji procesowej jest jak wdrażanie Lean bez TWI 🙂
Praktyk programu Training Within Industry i Lean Management.
Wykłada na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu. Jest autorem i współautorem kilku pozycji literaturowych poświęconych programowi TWI.
Obecnie pełni funkcję partnera zarządzającego w firmie LeanTrix, jak i master Trenera Na Europę. Dodatkowo zaangażowany jest w projekty takie eTWI System i Lean Community
Prowadził projekty między innymi dla: Lotte Wedel, Danone, Kompania Piwowarska, eobuwie.pl, Arvato, Whirlpool, B/S/H, Geberit, RECARO, Tenneco, Sumitomo Electric, Stadler, Vesuvius Poland
