Studium przypadku z firmy z branży meblarskiej poświęcone tworzeniu Arkusza Podziału Pracy. Arkusz pozwala dobrze przygotować się instruktorowi do instruktażu. Bez niego korzystanie z metody TWI IP jest bardzo trudne, a wręcz niemożliwe. Dobrze opracowany Arkusz Podziału Pracy to podstawa merytoryczna do tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej.

Wstęp

Metoda TWI Instruowania Pracowników to sposób efektywnego szkolenia personelu z tego jak powinni prawidłowo i bez błędów wykonywać swoje zadania produkcyjne. Wykorzystując tą metodę przełożeni są w stanie skuteczniej szkolić nowych pracowników, aby efektywnie i bez błędów wykonywali swoją pracę, co powinno prowadzić do wzrostu wydajności. Przeprowadzenie prawidłowego szkolenia możliwe jest tylko i wyłącznie wtedy, kiedy szkolący postępuje metodycznie według 4 – krokowej metody TWI IP. O budowie metody TWI IP przeczytaj TUTAJ. Kluczowe w skutecznym stosowaniu metody TWI IP jest przygotowanie przed szkoleniem Arkusza Podziału Pracy, który potem może być częścią Instrukcji Pracy Standaryzowanej. O tym czy są te instrukcje możesz przeczytać TUTAJ.

Tworzenie dokumentu zwanego Arkusz Podziału Pracy – część merytoryczna Instrukcji Pracy Standaryzowanej

Przed samym szkoleniem instruktor nie tylko musi wiedzieć kogo będzie szkolił, kiedy i do jakiej pracy, ale musi być pewien, że stanowisko jest odpowiednio przygotowane, tak aby podczas szkolenia nie tracić czasu na poszukiwanie niezbędnego wyposażenia. Ponadto szkolący powinien posiadać narzędzie, które umożliwi mu odpowiednio porcjować informację podczas szkolenia. Takim narzędzie jest Arkusz Podziału Pracy (rysunek 1).

ARKUSZ PODZIAŁU PRACY

Operacja:____________________________________________________________

Części:______________________________________________________________

Narzędzia i Materiały: _________________________________________________

Rysunek 1. Arkusz Podziału Pracy

Arkusz Podziału Pracy umożliwia instruktorowi dobrze przygotować się do szkolenia. Wskazuje jakie narzędzia, części i materiały powinny być używane podczas wykonywania danej pracy. Dzięki tym informacjom instruktor będzie miał pewność, co należy przygotować na szkolenie. Ponadto Arkusz Podziału Pracy umożliwia instruktorowi zapisanie przed samym szkoleniem wszystkich istotnych elementów przy wykonywaniu pracy, tak aby miał pewność, że nie pominie niczego ważnego podczas instruowania. Osoba wypełniająca Arkusz Podziału Pracy na samym początku powinna wypełnić nagłówek, zapisując jakiej pracy dotyczy Arkusz Podziału Pracy oraz wypisać wszystkie wymagane części, materiały i narzędzia. Należy pamiętać o tym, że Arkusz Podziału Pracy tworzony jest tylko i wyłącznie dla instruktora. Jego treści nie powinien widzieć uczeń, dlatego przy tworzeniu Arkusza Podziału Pracy instruktor może używać pewnych skrótów, tak aby był on dla niego jak najbardziej przejrzysty. Po wypełnieniu nagłówka należy wypisać wszystkie główne kroki jakie znajdują się w danej pracy. Główny krok to logiczna część operacji, podczas której następuje postęp pracy. Nie każdy krok jest głównym krokiem. Żeby określić główne kroki w pracy, instruktor powinien wykonywać daną pracę i przy każdym jej zabiegu zatrzymywać się i zadawać sobie pytanie: czy w tym momencie nastąpił postęp pracy? Kiedy przygotowujemy wiertarkę do wiercenia, to operację tą można podzielić na wiele poszczególnych zabiegów: przejdź do magazynu z wiertłami, wyszukaj odpowiednie wiertło, odnotuj pobranie w arkuszu, odłóż wiertło na stanowisku pracy, przejdź do magazynu wiertarek, wyszukaj odpowiednią wiertarkę, odnotuj pobranie wiertarki, wróć na stanowisko, przymocuj wiertarkę w statywie, pobierz wiertło, załóż wiertło, dokręć, odkręć śrubę mocującą uchwyt wiertarki, ustal wysokość, przykręć śrubę, załóż okulary i rękawice ochronne, uruchom wiertarkę w tryb ciągły, wywierć otwór, pobierz sprawdzian i sprawdź głębokość. Praca ta składa się z wielu zabiegów, ale tak naprawdę jest w niej tylko 5 głównych kroków, które faktycznie powodują postęp pracy (Rysunek 2). Przy określaniu głównych kroków w danej pracy instruktor nie powinien skupiać się nad szczegółami, ale szukać tych czynności w pracy, które powodują jej postęp. Warunkiem koniecznym przy wyszczególnianiu głównych kroków w pracy jest jej równoległe wykonywanie. Tylko w takiej sytuacji osoba przygotowująca APP będzie miała pewność, że nie przeoczyła żadnego głównego kroku.

ARKUSZ PODZIAŁU PRACY

Operacja: Przygotowanie wiertarki
Części: Kosta drewniana
Narzędzia i Materiały: Śrubokręt z końcówkami, sprawdzian, wiertła, linijka, ołówek, okulary, rękawice, zaciskacz wiertła.

Rysunek 2. Arkusz Podziału Pracy uwzględniający główne kroki dla operacji przygotowanie wiertarki.

Kolejnym etapem przygotowywania Arkusza Podziału Pracy  jest wyszczególnienie wszystkich wskazówek jakie mogą pojawić się w danym głównym kroku. Wskazówką jest wszystko to, co może spowodować: prawidłowe albo nie prawidłowe wykonanie pracy, wywołać uraz pracownika albo znacząco ułatwić pracę (triki, sztuczki, wyczucie). Odpowiednie wychwycenie wskazówek w danym głównym kroku wymaga od osoby przygotowującej APP ponownego wykonania pracy. W tym momencie należy opierać się na Arkuszu Podziału Pracy  z wypełnionymi głównymi krokami (Rysunek 2). Taka osoba powinna przeprowadzić ze sobą następujący dialog: Jaki ja wykonuję teraz główny krok? Pobranie wiertła. Czy jest w nim coś co może spowodować: prawidłowe albo nie prawidłowe wykonanie pracy, wywołać uraz pracownika albo znacząco ułatwić pracę? Tak, bardzo ważne jest aby wiertło było zgodne z kartą produkcyjną. Czy to może być wskazówka? To może być wskazówka, to spowoduje prawidłowe wykonanie pracy. W tym momencie należy przerwać wykonywaną pracę i zapisać w Arkuszu Podziału Pracy w kolumnie wskazówki przy pierwszym głównym kroku: Wiertło zgodne z kartą produkcji pobranej z pojemnika dostawczego. Następnie podobny proces przeprowadzić dla pozostałych głównych kroków równolegle wykonując pracę i wypisując wszystkie wskazówki (Rysunek 3). Istotne jest, aby nie budować głównych kroków i wskazówek ze zbyt dużej ilości słów. Limitem jest zazwyczaj 5 słów, dlatego, ze tyle jest w stanie Instruktor dostrzec podczas instruktażu. Tak, instruktor powinien korzystać z Arkusza Podziału Pracy jak ze ściągi podczas szkolenia.

ARKUSZ PODZIAŁU PRACY

Operacja: Przygotowanie wiertarki
Części: Kosta drewniana
Narzędzia i Materiały: Śrubokręt z końcówkami, sprawdzian, wiertła, linijka, ołówek, okulary, rękawice, zaciskacz wiertła.

Rysunek 3. APP uwzględniający główne kroki oraz wskazówki dla operacji przygotowanie wiertarki.

Ostatnim etapem tworzenia APP jest wypisanie przyczyn, dla których wyszczególniono daną wskazówkę. Jest to bardzo ważna część APP. Tylko poprawne wytłumaczenie przyczyn występowania wskazówek szkolonemu może w nim wywołać odpowiedni poziom świadomości wykonywania danej pracy. Wypełniając kolumnę Przyczyny w APP, powinno się równolegle wykonywać pracę i posiłkować się APP z opisanymi głównymi krokami i wskazówkami (Rysunek 3). Osoba wypełniająca APP powinna przeprowadzić ze sobą następujący dialog: Jaki ja wykonuję teraz główny krok? Pobranie wiertła. Czy jest w nim jakaś wskazówka? Tak, wiertło zgodne z kartą produkcji pobranej z pojemnika dostawczego. Jaka jest przyczyny tej wskazówki? Wiertło musi być zgodne bo w innym przypadku będzie zła średnica otworu. W tym momencie należy przerwać wykonywaną pracę i wpisać w APP w kolumnie przyczyny w pierwszym głównym kroku, przy pierwszej wskazówce: W innym przypadku zła średnica otworu (Rysunek 4). Następnie podobny schemat należy przeprowadzić dla pozostałych etapów pracy. Do opisania przyczyn można używać większej liczby słów, dlatego że przyczyny podczas instruktażu same przychodzą na “język” instruktorowi. Przyczyny są największą wartością dla ucznia.

ARKUSZ PODZIAŁU PRACY

Operacja: Przygotowanie wiertarki
Części: Kosta drewniana
Narzędzia i Materiały: Śrubokręt z końcówkami, sprawdzian, wiertła, linijka, ołówek, okulary, rękawice, zaciskacz wiertła.

Rysunek 4. Arkusz Podziału Pracy uwzględniający główne kroki, wskazówki oraz przyczyny występowania wskazówek dla operacji przygotowanie wiertarki.

Nadrzędną funkcją Arkusza Podziału Pracy jest porcjowanie informacji jakie będą wykładane uczniowi podczas szkolenia stanowiskowego, dlatego tak istotne jest poprawne wyszczególnienie głównych kroków i wypisanie wszystkich pojawiających się w danej pracy wskazówek. Poprawne przygotowanie Arkusza Podziału Pracy wymaga wykonania pracy trzykrotnie. Wykonując pracę po raz pierwszy należy zastanowić się, który spośród występujących w niej zabiegów może być głównym krokiem. Przy drugim wykonaniu powinno skupić się na wyszukaniu w danym głównym kroku wskazówek. Trzecie wykonanie powinno służyć opisaniu przyczyn, dla których wskazówki powinny zostać przybliżone szkolonemu. Takie przygotowanie Arkusza Podziału Pracy gwarantuje, że żadne ważne informacje nie zostaną w nim pominięte. Arkusza Podziału Pracy powinno się wykonywać w faktycznym miejscu pracy. Ze względu na to, że do Arkusza Podziału Pracy nie ma wglądu osoba szkolona, może być on pisany pewnymi skrótami, rozumianymi tylko dla instruktora. Jego budowa i opisane w nim informacje muszą być jak najbardziej przejrzyste ponieważ jest on narzędziem, który używany jest podczas szkolenia stanowiskowego i stanowi w pewnym rodzaju praktyczną „ściągę” dla instruktora. Arkusz Podziału Pracy jest podstawą pod tworzenie Instrukcji Pracy Standaryzowanej.

Autor:
Dr inż. Bartosz Misiurek

Studium przypadku z firmy z branży meblarskiej

Dr inż. Bartosz Misiurek

Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.