Instrukcje pracy, czyli jak dokumentować procesy

Instrukcje pracy

Instrukcje stanowiskowe to istotny etap w procesie standaryzacji pracy. Kluczową sprawą jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie: do czego są potrzebne instrukcje stanowiskowe? Naturalną odpowiedzią jest to, żeby zapisać poszczególne kroki w procesie produkcyjnym. Ale czy tylko do tego można ich użyć? Nie! Instrukcje pracy są niezbędne do efektywnego szkolenia operatorów oraz doskonalenia pracy. To ich główny cel. Ponadto instrukcje mogą być przydatne do audytowania procesów, a także do podkreślenia kluczowych punktów w zakresie: bezpieczeństwa, jakości czy poprawności w pracy.

Spotkałeś się zapewne w swoim życiu z wieloma formatami instrukcji. Często, szczególnie przy operacjach z krótkim czasem cyklu, popularne są tzw. tabele kombinacji pracy standaryzowanej, które dzielą daną operację na zabiegi. Te standardy nie zwracają jednak uwagi na to, co jest najważniejsze – na sposób wykonania pracy i uzasadnienie potwierdzające, że przyjęty sposób jest najlepszy. Najlepszy format instrukcji pracy to ten, który powstał w programie TWI Instruowanie Pracowników. W tym formacie instrukcję pracy dzieli się na: główne kroki, wskazówki i przyczyny występowania wskazówek (Rys. 1.). Taki podział pracy użyty w instrukcji opisuje zarazem metodę pracy poprzez główne kroki, jak i sposób wykonania pracy poprzez wskazówki z ich przyczynami.

czesc-standardu

Rys. 1. Budowa merytorycznej części standardu pracy

Dzięki objaśnieniu wskazówek i przyczyny ich występowania w instrukcji wpływa się na eliminację błędów ludzkich podczas instruktażu. Człowiek uczy się dowolnej operacji, kiedy dowiaduje się, jak ją należy wykonać (wskazówki) i dlaczego taki sposób wykonania jest najlepszy (przyczyny). W znaczącej większości fabryk instrukcje pracy zawierają kroki często wymieszane ze wskazówkami, ale brak w nich przyczyn. Sprawdź instrukcje w swojej fabryce i zwróć uwagę, czy występują w nich przyczyny. Z dużą dozą prawdopodobieństwa możemy stwierdzić, że nie! Chyba, że wdrażasz już program TWI.

Dobra instrukcja pracy powinna zawierać:

  1. opis tego, co należy wykonać (główne kroki),
  2. opis tego, jak należy wykonać dany główny krok (wskazówki),
  3. precyzyjny opis, dlaczego daną wskazówkę należy wykonać tak, a nie inaczej (przyczyny),
  4. zdefiniowany czas na wykonanie poszczególnych głównych kroków,
  5. narzędzia, jakich należy użyć do danego głównego kroku,
  6. zdjęcia, które obrazują wskazówki, a nie główne kroki w operacji.

Instrukcje spełniające powyższe warunki nazywane są Instrukcjami Pracy Standaryzowanej (ang. Standard Work Instructions).

Jak najczęściej wyglądają instrukcje?

W swoim życiu spotkałeś zapewne wiele instrukcji, w których dominował tekst. Czasami prosta operacja została zapisana przy użyciu kilkuset słów. Po przeczytaniu takiej instrukcji pewnie wydawało Ci się, że wiesz mniej, niż jakbyś w ogóle jej nie czytał. Czy zastanawiałeś się, dlaczego tak wiele osób piszących instrukcje pracy tak bardzo się w nich rozpisuje?

Odpowiedź jest prosta. W większości przypadków instrukcje piszemy dla kogoś innego, dlatego staramy się możliwie precyzyjnie opisać swoje uwagi, a to powoduje, że instrukcja staje się bardzo rozbudowana.

Takie podejście jest mało efektywne z prostego powodu: ludzie zapamiętują wyłącznie 10% informacji przeczytanych. Nasuwa się pytanie: jak wobec tego powinny wyglądać instrukcje pracy? Odpowiemy na to pytanie po zakomunikowaniu istotnej informacji: instrukcje pracy są bardzo ważne, ale uczeń powinien mieć z nimi kontakt dopiero po instruktażu! Wynika z tego, że instrukcje pracy trener powinien przygotowywać sam dla siebie, a nie dla ucznia.

Zastanawiasz się zapewne, po co zatem trenerowi instrukcja, kiedy doskonale zna pracę, z której szkoli? Między innymi po to, aby nie zapomniał przekazać uczniowi żadnej ważnej informacji. Dopiero po instruktażu stanowiskowym instrukcja może być przekazana uczniowi, ale jej budowa musi być wtedy spójna z treścią przekazywaną w instruktażu.

W praktyce w przedsiębiorstwach jest tak, że uczeń dostaje instrukcje przed szkoleniem aby sobie „poczytał”. Przynosi to więcej problemów niż pożytku.

Instrukcja pracy standaryzowanej

Instrukcja pracy standaryzowanej zawiera wszystkie kluczowe elementy do najlepszego opisania sposobu pracy. Cała trudność jest w poprawnym przygotowaniu instrukcji.

Instrukcję Pracy Standaryzowanej może wykorzystać zarówno Instruktor TWI do instruktażu, jak i uczeń po odbytym szkoleniu. Nie należy jednak jej przekazywać uczniowi przed instruktażem, bo i tak prawdopodobnie nie zrozumie z niej za wiele. Instrukcja Pracy Standaryzowanej jest doskonałym punktem odniesienia dla pracownika wykonującego dane zadanie, pod warunkiem, że został on wcześniej przeszkolony przy jej wykorzystaniu.

Na Rysunku 2 zaprezentowano przykładową Instrukcję Pracy Standaryzowanej dla operacji kontroli wizualnej wyrobów produkowanych na stanowisku zrobotyzowanym. Zdjęcia prezentują wskazówki – na co uwagę ma zwracać osobą kontrolująca detal.

 temp

Rys. 2. Instrukcja pracy standaryzowanej IPS dla operacji kontroli detalu obrabianego na stanowisku zrobotyzowanym

Źródło: Misiurek B., 2014, Metodyka standaryzacji autonomicznych procesów eksploatacyjnych zorientowana na poprawę efektywności maszyn zautomatyzowanych, Praca Doktorska, Uniwersytet Technologiczny we Wrocławiu

Jak system LeanTrix wspiera dokumentowanie procesów?

W systemie LeanTrix w module tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej zawartych jest 41 zasad wspomagających skutecznie opracowanie instrukcji. Te zasady związane są z tym jakich słów należy używać, ilu maksymalnie słów, jak wykonywać zdjęcia do instrukcji, jak opisywać przyczyny, w jaki sposób mierzyć czas itd. Zasady te będą wspierać osoby tworzące Instrukcje Pracy Standaryzowanej w Twojej firmie. Ich poprawne przygotowanie ma diametralne znaczenie dla późniejszego procesu doskonalenia i szkolenia.

Dr inż. Bartosz MisiurekInstrukcje pracy