Samo podejście do usprawniania pracy małymi kroczkami (pierwowzór dla kaizen) powstało w USA w ramach programu TWI, a dokładniej TWI Metody Pracy (TWI MP). Metoda ta, zamiast zachęcać do dużych radykalnych zmian w celu osiągnięcia pożądanych celów, skłaniała osoby ją stosujące do drobnych usprawnień. Takich, które można byłoby wdrożyć najlepiej tego samego dnia. Było to związane z brakiem czasu i środków, podczas II wojny światowej, na dokonywanie dużych i innowacyjnych zmian przy produkcji sprzętu wojennego. Istotne było rozwijanie się przy użyciu istniejącej siły roboczej i technologii. Metoda TWI MP to czterokrokowy sposób postępowania, którego wykorzystanie pozwala udoskonalić dowolny proces wykonywany przez człowieka. Jest ona zatem zorientowana na analizowanie i doskonalenie pracy człowieka obsługującego, a nie na analizowanie pracy maszyny. Efektem doskonalenia przy pomocy metody TWI MP jest zwiększona liczba produkowanych wyrobów dobrej jakości w krótszym czasie, co stanowi esencję doskonalenia.

W kroku 2. metody TWI MP przeprowadza się analizę mającą na celu generowanie pomysłów. W związku z tym dla każdego zabiegu należy zadać kolejno sześć pytań:

1. WHY is it necessary? (pol. Dlaczego jest to potrzebne)
2. WHAT is its purpose? (pol. Jaki jest cel? / Po co?)
3. WHERE should it be done? (pol. Gdzie to powinno być wykonane?)
4. WHEN should it be done? (pol. Kiedy to powinno być wykonane?)
5. WHO is best qualified to do it? (pol. Kto powinien to wykonać?)
6. HOW is the best way to do it? (pol. Jak to wykonać lepiej?)

Pytania, które należy zadać w metodzie TWI MP tworzą podejście nazywane: 5W1H. Nazwa tego podejścia wzięła się od pierwszych liter zadawanych pytań w języku angielskim. Zostało ono w pełni przyjęte przez Toyotę, wchodząc w skład systemu produkcyjnego Toyoty (Toyota Production System), jako główna metoda budująca podejście kaizen. Zadawanie wspomnianych pytań ma na celu uzyskanie jak największej liczby pomysłów na doskonalenie sposobu wykonywania pracy. Ważne jest, aby nie odrzucać jakiegokolwiek pomysłu, nawet jeśli na samym początku wydawać się może nierealnym do wdrożenia.

Pytanie: Jak to lepiej wykonać? nie ma celu uzyskania lepszej sekwencji pracy. Zostało ono zastosowane po to, aby uzyskać jak najwięcej pomysłów związanych z uproszczeniem i ułatwieniem pracy człowieka, szczególnie w zakresie bezpieczeństwa i ergonomii pracy. Stąd podejście 5W1H stanowiące podstawę modelu kaizen należy traktować jako usprawnienie w dwóch obszarach:

Metoda – poprzez ustalenie, czy dany zabieg jest naprawdę potrzebny oraz określenie najlepszej sekwencji pracy (pytania z grupy 5W).

Człowiek – poprzez uproszczenie pracy operatora w obszarach bezpieczeństwa oraz ergonomii pracy (pytanie z grupy 1H).

Zadawanie pytań dokładnie w takiej kolejności działa jak stymulator burzy mózgów. Jednak w odróżnieniu od burzy mózgów, 5W1H doskonale sprawdza się nawet podczas indywidualnej analizy pracy, ponieważ wymaga zastanowienia się nad każdym zabiegiem z osobna.

Im więcej wskazówek występuje w pracy, tym większe jest prawdopodobieństwo błędu operatora albo wypadku. Przedłuża się również sam proces szkolenia według metody TWI IP, gdzie o każdej wskazówce należy poinformować operatora. Przeczytasz o tym w dziale Instruktaż stanowiskowy wg metody TWI IP. Wyszczególniając wskazówki w danym głównym kroku, należy zastanowić się, gdzie człowiek może popełnić błąd albo gdzie może się skaleczyć. Wówczas taki punkt należy oznaczyć jako wskazówkę. Istotne jest eliminowanie wskazówek, a jeżeli nie ma takiej możliwości, to ułatwianie ich wykonywania. Dzięki temu zmniejszy się szansa wystąpienia błędu człowieka.

Poka Yoke Generator Sheet to autorska metoda opracowana przez nasz Zespół. Łączy ona podział pracy na główne kroki, wskazówki i przyczyny z podejściem 5W1H.

Rozwiązania Poka Yoke to podstawowy element jakości wbudowanej w proces. Oznaczają one wbudowanie w system rozwiązań błędoodpornych. Instrukcje pracy standaryzowanej, oznaczenia i sterowanie wizualne to rozwiązania usprawniające procesy. Niestety nie eliminują one w pełni możliwości popełniania błędu – tylko o nim informują. Często bardzo skutecznie! Wskazówka w instrukcji pracy standaryzowanej służy właśnie informowaniu operatora o potencjalnym błędzie, jaki może się przytrafić w danej operacji. Każdy błąd natomiast zawsze doprowadzi do braku, awarii albo wypadku. Im mniej błędów ludzkich, tym stabilniejszy proces. Wielokrotnie słyszymy w przedsiębiorstwach takie stwierdzenie: Ten błąd to wina człowieka, który tu pracuje. Nie potrafi skupić się na tym, co robi. Nigdy nie zgadzamy się z takim poglądem. Każdy człowiek popełnia błędy – wcześniej czy później. Wierzymy, że dzieję się to dlatego, że system mu na to pozwala. Czy nie pomyliłeś się nigdy w procesie, który znałeś doskonale? My wielokrotnie! Dlatego musisz tak usprawniać pracę, aby wbudowywać rozwiązania Poka Yoke na stanowisku właśnie tam, gdzie może wystąpić błąd ludzki. Skuteczny system Poka Yoke – to prewencja, a nie reakcja po nieoczekiwanym zdarzeniu.

Rozwiązania Poka Yoke cechują się tym, że nie dopuszczają do powstawania błędu w procesie. To tylko jedna z ich zalet. Do innych atutów z pewnością można zaliczyć:

1. mniejszy nakład czasu na szkolenia pracowników;
2. eliminacja wielu operacji związanych z kontrolą jakości;
3. odciągnięcie operatorów od powtarzalnych operacji;
4. promowanie działań związanych z doskonaleniem pracy;
5. zmniejszenie ilości braków;
6. natychmiastowe działanie w momencie pojawienia się problemu;
7. 100% kontroli w procesie.

Poniżej zobacz w jaki sposób wdrożono rozwiązanie Poka Yoke na pile elektrycznej. Chroni ono w 100% przed poważnym wypadkiem – obcięciem palca u dłoni.

Każdą wskazówkę należy przeanalizować, zastanawiając się, czy jest ona rzeczywiście potrzebna (pytanie: jaki jest cel wykonania wskazówki?). Pomysły wynikające z tego pytania będą rozwiązaniami Poka Yoke. Dla przykładu posłużę się rozwiązaniem Poka Yoke, które z pewnością znasz. Chodzi o kartę SIM do telefonu komórkowego. Gdyby karta SIM nie miała ściętego narożnika, to część merytoryczna instrukcji pracy standaryzowanej dla operacji jej montażu wyglądałaby tak, jak przedstawiono w tabeli 1.

Tab. 1. Część instrukcji pracy standaryzowanej dla operacji montażu karty SIM do telefonu bez rozwiązania Poka Yoke

W instrukcji jest podana przyczyna występowania wskazówki. To stanowi zatem odpowiedź na pytanie: Dlaczego dana wskazówka jest wykonywana? Zadając pytanie doskonalące: Jaki jest cel występowania wskazówki?, należy zastanowić się, czy może być zastosowane jakieś rozwiązanie, które wyeliminuje tę wskazówkę. Jeżeli narożnik karty SIM zostanie ścięty i w ten sam sposób zostanie przygotowana forma w telefonie, to wówczas nie da się włożyć karty SIM inaczej. Tak jak to pokazano na rysunku 1. Ta wskazówka, dzięki temu pomysłowi, nie będzie potrzebna.

Rys. 1. Pomysł związany ze ścięciem narożnika karty SIM jako rozwiązanie Poka Yoke.

Gdy kartka SIM ma ścięty narożnik, włożymy ją tylko w jeden, konkretny sposób. Ścięty narożnik to rozwiązanie Poka Yoke, które wyeliminuje wskazówkę: napisem do góry. W tabeli 2 zaprezentowano nową część instrukcji dla operacji montażu karty SIM, gdzie uwzględniłem rozwiązanie Poka Yoke.

Tab. 2 Część instrukcji pracy standaryzowanej dla operacji montażu karty SIM do telefonu z rozwiązaniem Poka Yoke

Rozwiązania Poka Yoke eliminują wskazówki z instrukcji pracy standaryzowanej. Pytania: Co jest celem wykonania wskazówki?, Czy jest ona na pewno potrzebna? wspierają generowanie rozwiązań Poka Yoke. Jeżeli dana wskazówka musi być wykonana, to należy zastanowić się nad tym, czy nie można jej usprawnić. W tym miejscu warto przytoczyć sentencję Petera F. Druckera: Nie ma nic bardziej nieefektywnego niż efektywne robienie rzeczy, których w ogóle nie powinno się robić!. Dopiero jeżeli wiesz, że dana wskazówka jest potrzebna, to możesz przystąpić do jej doskonalenia. Nigdy wcześniej!

W systemie LeanTrix wbudowany jest moduł doskonalenia. W nim można wygenerować PYGS dla dowolnej operacji, dla której wcześniej została opracowana Instrukcja Pracy Standaryzowanej. System pobierze zawartość instrukcji (główne kroki, wskazówki i przyczyny), a następnie połączy je z podejściem 5W1H. Dodatkowo w systemie LeanTrix wbudowanych jest wiele filmów instruktażowych uczących Instruktorów TWI jak poprawnie doskonalić swój obszar pracy.