5S w komputerze to temat, który jeszcze kilkanaście lat temu wydawał się niszowy, a dziś staje się realnym wyzwaniem dla każdej organizacji. System 5S kojarzymy głównie z produkcją, halą fabryczną czy biurem. Ale wraz z digitalizacją i narzędziami takimi jak Teams, Google Workspace czy sztuczna inteligencja, pojawiła się potrzeba stosowania tych samych zasad w świecie wirtualnym.
5S w komputerze – od folderów do ekosystemu narzędzi cyfrowych
Na początku XXI wieku 5S w komputerze oznaczało głównie porządek w folderach i na pulpicie. Logiczna struktura plików, przejrzyste nazewnictwo, brak „śmieci” na serwerze – to były podstawowe wyzwania.
Dziś nasze cyfrowe środowisko pracy to:
-
chmury danych (Google Drive, OneDrive, Dropbox),
-
platformy współpracy (Teams, Slack, SharePoint),
-
integracje z AI i automatyzacjami.
Nie chodzi już tylko o to, aby „znaleźć plik”. Chodzi o to, aby wiedza była:
-
ustrukturyzowana – każdy wie, gdzie szukać,
-
zrozumiała – nazwy i standardy są spójne,
-
dostępna – nie tylko dla jednej osoby, ale całego zespołu.
Jak stosować 5S w komputerze?
Seiri – selekcja
Usuń zbędne pliki, stare wersje dokumentów, duplikaty. To cyfrowy odpowiednik sprzątania stanowiska pracy.
Seiton – systematyka
Ustal jasne zasady nazewnictwa plików i folderów. Twórz szablony dokumentów, aby uniknąć chaosu.
Seiso – sprzątanie
Regularnie przeglądaj przestrzeń cyfrową – np. raz w miesiącu. Automatyzuj czyszczenie nieużywanych plików.
Seiketsu – standaryzacja
Wprowadź zasady obowiązujące całą organizację. Ustal strukturę folderów, miejsce na dokumentację projektową, procedury archiwizacji.
Shitsuke – samodyscyplina
Buduj kulturę, w której pracownicy sami dbają o utrzymanie standardów. Pomocne są checklisty, przypomnienia w systemach i… przykład liderów.
Przykład z praktyki
Jeden z klientów Leantrix wprowadził 5S w komputerze w ramach transformacji cyfrowej. Zaczęli od uporządkowania SharePointa, ustalenia wspólnego systemu nazewnictwa dokumentów i wdrożenia reguły „jednej prawdy” – zamiast dziesiątek wersji plików krążących w mailach. Efekt? Czas wyszukiwania dokumentów spadł średnio o 40%, a onboarding nowych pracowników skrócił się z kilku tygodni do kilku dni.
Co dalej z 5S w świecie cyfrowym?
Patrząc na tempo rozwoju AI i automatyzacji, możemy spodziewać się, że wiele zasad 5S w komputerze będzie wspieranych przez inteligentne systemy. Ale fundament pozostaje ten sam: standard + dyscyplina = doskonalenie.
Podsumowanie – 5S w komputerze
5S w komputerze to nie moda, ale konieczność. Porządek w cyfrowym środowisku pracy przekłada się bezpośrednio na efektywność, skracanie czasu wyszukiwania informacji i jakość współpracy zespołowej. Firmy, które świadomie wdrażają 5S w obszarze digital, zyskują realną przewagę.
Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.
