Dobrze zorganizowane miejsce pracy to podstawa! Niezależnie czy w życiu zawodowym, czy we własnym domu. W Lean Management głównym narzędziem służącym poprawie jakości stanowiska pracy, a tym samym tworzenia podstawy pod jego doskonalenie, jest system 5S. Zobacz jak w praktyczny sposób wdrożyć system 5S w swojej lodówce. Przekonaj się, jak wykorzystać program TWI do tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej dla operacji sprzątania lodówki.

Czym jest system 5S?

Dobrze zorganizowane miejsce pracy to podstawa! Niezależnie czy w pracy, czy w domu. W Lean Management głównym narzędziem służącym poprawie jakości stanowiska pracy, a tym samym tworzenia podstawy pod jego doskonalenie, jest system 5S. Nazwa systemu 5S wywodzi się od następujących po sobie kroków zaczynających się na literę „S”:

1. S – Sortowanie (jap. Seiri)
2. S – Systematyka (jap. Seiton)
3. S – Sprzątanie (jap. Seiso)
4. S – Standaryzacja (jap. Seiketsu)
5. S – Samodyscyplina (jap. Shitsuke).

System 5S praktykowany jest w przemyśle od kilkudziesięciu lat. Jego stosowanie zwiększa komfort pracy operatorów oraz znacząco wpływa na poprawę wszystkich kluczowych wskaźników mierzenia efektywności przedsiębiorstw (ang. KPI). System 5S to nie tylko przemysł. Obecnie znajduje on swoje zastosowanie w usługach, administracji, IT, czy też w służbie zdrowia. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby zastosować go również w środowisku domowym!

Wdrażanie systemu 5S należy rozpocząć od tych obszarów, które z jednej strony dotyczą znaczącej liczby osób, a z drugiej często wykonywane są tam różne operacje. Dodatkowym czynnikiem wyboru powinno być również to, czy dane stanowisko obciążone jest sporą ilością marnotrawstwa (jap. muda). W domu takim miejscem jest z pewnością lodówka. Otwieramy ją w ciągu dnia przynajmniej kilkanaście razy. Często dostarczamy tam produkty, przesuwamy je, a także pobieramy. Z lodówki w domu korzystają wszyscy. Lodówka to również zagłębie problemów. Z pewnością każdy z nas napotykał się w niej na schowane gdzieś głęboko przeterminowane produkty. Los tych produktów jest zawsze ten sam: trafiają one prosto do kosza na śmieci. W ten sposób średnio w ciągu roku statystyczna rodzina traci aż 600 zł! Kwota ta wystarczy na to, aby co miesiąc pójść rodzinnie do kina. Często, szczególnie po świeżych zakupach, lodówka może wyglądać tak jak na Rysunku 1.

Rys. 1. Lodówka przed wdrożeniem systemu 5S

Nie! To nie jest zdjęcie Twojej lodówki! Choć zapewne wygląda ona podobnie. Pytanie brzmi: co należy zrobić, aby w lodówce już na zawsze zagościł ład i porządek? Trzeba wdrożyć i utrzymać w niej system 5S! To nic nie kosztuje, a może przynieść znaczące korzyści finansowe.

Poniżej przedstawię Ci schemat postępowania jak zrobić ze swojej lodówki miejsce zachytwu, porządku i łatwości funkcjonowania!

1.S. – Sortowanie produktów w lodówce

W tym kroku musisz opróżnić całą lodówkę ze wszystkich produktów. Następnie dokładnie obejrzyj każdy z nich. Sortując, przeterminowane produkty wyrzuć do śmieci, nie potrzebne zabierz z lodówki, a potrzebne i nadające się do spożycia podziel wg pasujących Ci kategorii (Rysunek 2).

Rys. 2. Sortowanie produktów na grupy

Sortowanie to nie tylko odseparowanie potrzebnych produktów od tych niepotrzebnych. To przede wszystkim moment, który będzie determinować sposób rozplanowania umiejscowienia artykułów w lodówce.

2.S. – Systematyzowanie planu rozłożenia produktów w lodówce

Na tym etapie wiesz, jakie produkty zamierzasz trzymać w lodówce. Musisz teraz zaprojektować pod nie miejsce w lodówce. Na produkcji nazywa się to roboczo „layout-em stanowiska”. To moment na eksperymentowanie i przemieszczanie produktów między półkami. Poświęć na niego dużą część czasu. Ten podział będzie nie tylko determinować sposób użytkowania lodówki, ale również czas przydatności produktów (Rysunek 3).

Rys. 3. Projektowanie umieszczenia produktów w lodówce

Jest kilka wskazówek, którymi możesz się posiłkować systematyzując rozmieszczenie produktów w lodówce:

• Nie przechowuj otwartego mleka na drzwiach lodówki. Przez to będzie ulegać ono częstej zmianie temperatury, a jego przydatność do spożycia będzie o wiele krótsza niż zakładana.
• Warzywa i owce przechowuj w dolnych, zamykanych szufladach. Temperatura w nich wynosi około 10 stopni Celsjusza. Jest ona idealna dla warzy i owoców. Co ważne jest tu wyższa wilgotność – jak w piwniczce.
• Produkty o krótkiej przydatności przechowuj na środkowych półkach. Jest tu optymalna temperatura dla utrzymania świeżości: serów, mięsa, czy jogurtów.
• Produkty o długim terminie przydatności przetrzymuj w cieplejszym miejscu w lodówce. Zazwyczaj są to górne półki. W mojej lodówce nawiew jest nietypowo z góry, więc cieplejszym miejscem są dolne półki. W tym miejscu przechowywać powinieneś dżemy i powidła. Tam, gdzie jest zimniej, zepsują się on szybciej. Dobre bakterie kwaszące rozwijają się w wyższej temperaturze, a szkodliwe bakterie gnilne w niższej.
• Produkty, którym niska temperatura nie przeszkadza trzymaj najbliżej nawiewu. W mojej lodówce to górna półka. To idealne miejsce na piwo, mleko, czy sok.

Teraz, kiedy wiesz w jaki sposób ułożyć produkty w swojej lodówce, możesz przejść do najmniej przyjemniej części – sprzątania.

3.S. – Sprzątanie lodówki i przygotowywanie autonomicznej obsługi lodówki

Ten krok to nie tylko jednorazowe wysprzątanie całej lodówki na błysk! To zaprojektowanie harmonogramu sprzątania lodówki oraz opracowanie Instrukcji Pracy Standaryzowanej dla operacji sprzątania lodówki (Rysunek 4). Instrukcja ta przygotowana jest zgodnie z programem Training Within Industry TWI. Kluczem jest doprowadzenie do sytuacji, w której lodówka będzie permanentnie czysta! Nie tylko po gruntownym sprzątaniu.

Instrukcja Pracy Standaryzowanej dla sprzątania

Rys. 4. Instrukcja Pracy Standaryzowanej dla cotygodniowego sprzątania lodówki

Ten krok nie wiele różni się od autonomicznej obsługi maszyn, która jest częścią systemu TPM. Tam też, dla kluczowych maszyn układany jest harmonogram przeglądów, a następnie tworzone są standardy jego wykonywania. Celem sprzątania w systemie TPM jest identyfikacja wszelkich usterek zanim przerodzą się one w awarie. Ponadto w TPM chodzi dokładnie o to, aby częściej czyścić maszyny w mniejszym zakresie, niż rzadko gruntownie. Dlaczego? Bo częstsze czyszczenie jest po prostu łatwiejsze. Na tym etapie wdrażania systemu 5S w lodówce w instrukcji określa się te miejsce, które chcemy, aby domownicy uważnie wyczyścili, a co ważniejsze – sprawdzili. Jest to wstęp do standaryzowania pracy.

4.S. – Standaryzacja użytkowania lodówki

Ten etap to wprowadzenie w życie zaprojektowanych w trzech pierwszych krokach planów. Jednak to nie wszystko. To w czasie standaryzowania tworzone są najróżniejsze rozwiązania wspomagające utrzymanie porządku w lodówce i ułatwiające korzystanie z niej. Zawsze powtarzam, że system 5S to nie tylko utrzymywanie porządku w obszarze pracy, to również doskonalenie. Dzięki standaryzacji wdrożyć można wiele pomysłów usprawniających korzystanie z lodówki:

• Dwu-pojemnikowy system Kanban na jajka (Rysunek 5). Dzięki niemu łatwo zarządza się liczba jajek w lodówce. Jajka pobierać należy z zielonego pola. W momencie kiedy będzie ono puste należy wyjąć pojemnik, a drugi pojemnik z jajkami z pola czerwonego przełożyć na pole zielone. Pusty pojemnik na jajka układany jest na polu czerwonym w uwolnionym miejscu. Dla osoby robiącej zakupy to znak, że trzeba go uzupełnić – kupić jajka.

Rys. 5. System Kanban obsługujący zamawianie jajek

• Etykiety z datą ważności dla otwartych produktów oraz określenie kierunku przepływu materiałów zgodnie z zasadą FIFO (Rysunek 6). Opracowany standard mówi, że w momencie otwarcia produktu na samoprzylepnej etykiecie zapisywana jest data, do której produkt może być bezpiecznie używany. Następnie etykieta przyklejana jest na produkt. Oczywiście, data ta jest wpisywana na podstawie rekomendacji producenta produktu. Strzałki narysowane na naklejkach mają pokazywać kierunek dokładania produktów do lodówki, tak aby te z najkrótszą datą ważności znajdowały się najbliżej osoby korzystającej z lodówki.

Rys. 6. Zarządzania przydatnością produktów w lodówce

• Przygotowanie pojemników na mięso, warzywa i owoce (Rysunek 7). Standard mówi, że po zakupach produkty te nie wkładamy bezwładnie do lodówki, a przekładamy do specjalnych pojemników, które przedłużają ich przydatność do spożycia. Oczywiście pojemniki są również oznaczone wspomnianymi wcześniej etykietami z datą ważności.

Rys. 7. Standard przechowywania mięsa, warzyw i owoców

• System Kanban do zarządzania zapasem kartonów z mlekiem (Rysunek 8). Zasada jest taka, że w lodówce mogą znajdować się maksymalnie dwa kartony, z czego tylko jeden może być otwarty (pole zielone). Po jego zużyciu pusty karton wyrzucany jest do śmieci, a karton z pola czerwonego umiejscowiony jest na polu zielonym. Czerwone pole informuje osobę, że należy dodać w to miejsce nowy karton mleka (kupić albo wziąć z magazynu z poza lodówki).

Rys. 8. System Kanban do zarządzania zapasem kartonów z mlekiem

Określono również poziomy min/max na pojemnikach z keczupem, majonezem, czy sosami. Poziomy te zależne były od częstotliwości ich zużycia. Jednak, aby opracowane rozwiązania funkcjonowały potrzebna jest wśród domowników jedna ważna cecha: samodyscyplina.

5.S. – Samodyscyplina w utrzymywaniu opracowanych standardów w lodówce

Ten krok to moment na zaprojektowanie systemu audytowania porządku w lodówce. Taki system może funkcjonować tylko wtedy, kiedy przygotowane są jasne zasady, a domownicy zostali z nich przeszkoleni. Poniżej przykładowe zasady wpływające na utrzymanie systemu 5S w lodówce:

1. Rzeczy odkładaj tylko na wyznaczonych miejscach.
2. Na każdy otworzony produkt, który ma określoną datę ważności, przyklej etykietę z informacją do kiedy może być on spożyty.
3. Przestrzegaj harmonogramu oraz instrukcji sprzątania lodówki.
4. Jeżeli pobrudziłeś jakieś miejsce w lodówce, od razu je wyczyść.
5. Przestrzegaj zasady FIFO.

Ustalając zasady i sprawdzając ich przestrzeganie pamiętaj, że audyt to nie kontrola. Audyt to szansa na doskonalenie. Ma on wskazywać miejsce do poprawy w zakresie organizacji stanowiska pracy. Audyt nie służy piętnowaniu osób, które korzystają z określonego obszaru. Ludzie z natury wracają do swoich starych przyzwyczajeń, dlatego audytowanie to niezbędny etap w budowaniu samodyscypliny.

Podsumowanie

W systemie 5S nie chodzi tylko o posprzątanie stanowiska pracy, a w tym przypadku lodówki. To coś więcej! To poprawa jakości miejsca pracy. Głównym celem systemu 5S jest doprowadzenie do sytuacji, w której bałagan na stanowisku nigdy się nie pojawi. Motto systemu 5S brzmi: wszystko ma swoje miejsce i wszystko na swoim miejscu. Tak jak lodówka dzięki systemowi 5S może wspaniale wyglądać i doskonale spełniać swoją rolę, tak w każdym innym obszarze w domu możesz zastosować tą praktykę. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, kiedy wybrany obszar zostanie zorganizowany w taki sposób, aby ludzie chcieli z niego korzystać na nowych ustalonych zasadach. Pamiętaj więc, aby zmiany wdrażać razem z Twoimi domownikami. System 5S już dawno wyszedł poza produkcję. Daje się zastosować wszędzie tam, gdzie ludzie wspólnie korzystają z danego obszaru. Jednym słowem 5S daje się zastosować wszędzie! Spróbuj tego. Twój partner, Twoi domownicy, z pewnością będą zadowoloni, kiedy wyjdziesz z taką inicjatywą!

Adnotacja:
Artykuł został opublikowany w magazynie Production Manager (nr 2)

Autor:
Dr inż. Bartosz Misiurek

Dr inż. Bartosz Misiurek

Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.