Program TWI w Logistyce – CASE STUDY WDROŻENIA TWI W FIRMIE EOBUWIE.PL

Program TWI w logistyce staje się coraz bardziej popularny w branży e-commerce, gdzie optymalizacja procesów szkoleniowych i efektywne wdrażanie nowych pracowników są kluczowe. Dzięki TWI możliwe jest skrócenie czasu wdrożenia, zwiększenie wydajności oraz redukcja błędów, co przekłada się na lepszą jakość obsługi i szybsze dostarczenie produktów do klienta końcowego.

Zmiana to nieodłączny element funkcjonowania każdej organizacji, lecz dynamika zmian jakie zachodzą w branży e-commerce w ostatnim czasie bywa niedorzeczna. Wdrażanie nowych technologii, ciągle doskonalenie procesów oraz szukanie sposobów jak skutecznie rozwijać kadrę, by nadążyć za rozwojem organizacji to główne wyzwania dzisiejszych managerów w e-commerce. Przewagę konkurencyjną będą miały te firmy, które w krótkim czasie są w stanie się dostosować i przygotować pracowników do szybko zmieniającego się otoczenia.

Wyzwania managera w e-commerce

Szczególnie w szeroko rozumianej branży e-commerce ostatni rok oraz pandemia COVID-19 znacznie przyspieszyła dynamikę wzrostu sektora handlowego. W jednej chwili znacząco powiększyło się grono klientów, którzy poniekąd z braku wyboru rozpoczęli swoją przygodę z zakupami w Internecie. Oznacza to pojawienie się nowych wyzwań przed managerami w firmach e-commerce obejmującymi zagadnienia miękkie, dotyczące stabilnej rekrutacji zasobów ludzkich oraz utrzymania niskiego wskaźnika rotacji pracowniczej. Do tego wyzwania należy wziąć pod uwagę obraz makroekonomiczny dotyczący zmian, które z roku na rok nabierają na sile. Głównie chodzi o niedobór pracowników i sytuację, gdzie nie tylko mówimy o rynku pracownika, ale wręcz ich braku. Pojawiają się również wyzwania polegające na kompetencjach twardych, dotyczących zarządzania całym łańcuchem logistycznym, obejmującym zarówno procesy wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz, wśród których znajduje się transport do klienta oraz sprawny proces dokonywania zwrotów, przy zachowaniu wszelkich ostrożności związanych z COVID-19.

Wyzwania e-commerce dla eobuwie.pl

Centrum dystrybucyjne eobuwie.pl zlokalizowane jest w zachodniej Polsce, blisko granicy polsko-niemieckiej, w miejscu, które staje się polskim centrum logistycznym. Bardzo szybki wzrost przy jednoczesnej ograniczonej podaży pracowników skłaniają nas do ciągłego rozwoju i inwestycji nie tylko w automatyzację, ale i procesy szkoleniowe. Ich celem jest optymalizacja takich obszarów jak: skrócenie czasu wdrożenia nowego pracownika, zmniejszenie liczby popełnianych błędów, co przekłada się ostatecznie na szybkość dostarczenia przesyłki do klienta końcowego.

Mówiąc o procesach szkoleniowych, nie wolno zapomnieć też o tym, jak wpływają one na obniżenie poziomu rotacji pracowników. Klarowny i profesjonalny proces onboardingu pracownika operacyjnego daje mu swoiste poczucie bezpieczeństwa. Otrzymuje on komunikat „mamy plan dla Ciebie, cieszymy się, że tu jesteś”.

W eobuwie.pl wdrożenie szkoleń TWI stało się pierwszym krokiem do wprowadzenia szerszego systemu podnoszenia kompetencji. We wdrażaniu, jak i poprawie skuteczności TWI, kluczową rolę odgrywają liderzy i managerowie, gdyż to oni są właścicielami biznesowymi omawianych obszarów. Od ich zaangażowania i gotowości do zmiany zależy sukces.

Naturalnym dla nas krokiem stało się wprowadzenie ścieżek szkoleniowo-rozwojowych wzmacniających kompetencje managerskie. Znalazło to swoje odzwierciedlenie w uruchomieniu Akademii Rozwojowej i dwóch programów szkoleniowych: First Time Leader i First Time Manager. W efekcie pozwala nam to wzmacniać proces ewaluacji projektu TWI i konsekwentnie podnosić jego efekty.

Program TWI – rezultat wdrożenia w eobuwie.pl

 

Zespół wdrożeniowy wraz z firmą LeanTrix opracował schemat wdrożenia TWI w oparciu o cykl PDCA.

Faza PLAN

Przygotowanie wdrożenia obejmowało wybór obszaru pilotażowego, mapę zespołu, opracowanie modelu 5W1H, który pomógł zrozumieć potrzebę, cele i sposób wdrożenia programu TWI. Dodatkowo przygotowana została macierz RASCI pozwalająca na przypisanie odpowiedzialności pracownikom w ramach projektu. Na tym etapie przeprowadzono również warsztaty wprowadzające do TWI dla kadry zarządzającej, liderów, kierowników oraz osób z działu HR.

Faza DO

Wdrożenie w obszarze pilotażowym opierało się na przeprowadzeniu warsztatów dla instruktorów. Pozwoliły one wypracować umiejętności tworzenia standardów oraz przekazywania wiedzy zgodnie z metodą TWI. Po warsztatach uczestnicy przygotowali szereg instrukcji procesowych, które stały się podstawą prowadzenia szkoleń wewnętrznych. Po około dwóch tygodniach nastąpiła certyfikacja instruktorów TWI, a następnie absolwenci przystąpili do regularnych szkoleń zgodnie z potrzebami wynikającymi z matrycy kompetencji. Ostatnim elementem tej fazy było zebranie danych dotyczących skuteczności stosowania TWI.

Faza CHECK

Celem fazy check było wyciągnięcie wniosków z wdrożenia w obszarze pilotażowym, sprawdzenie rezultatów wdrożenia oraz przygotowanie planu działania dotyczącego Roll out’u TWI na resztę zakładu. Zespół wdrożeniowy spotykał się na sesjach podsumowujących oraz na sesjach „brainstorm” mających na celu opracowanie najbardziej dopasowanych rozwiązań stosowania TWI w eobuwie.pl. Spotkania te pozwoliły opracować rozwiązania, które pozwolą utrzymać TWI w dłuższej perspektywie:

• system audytowania TWI,
• sposób włączenia TWI w system zarządzania organizacją,
• sposób prowadzenia wewnętrznej rekrutacji dla instruktorów,
• system wynagradzania instruktorów za prowadzenie instruktaży,
• model budowania zaangażowania liderów we wdrożenie TWI.

Faza ACT

Ostatnim etapem, który tak naprawdę nie ma końca, jest „Roll out” na pozostałe obszary. Zgodnie z opracowanym planem, podczas fazy check przystąpiono do wdrożenia. Pomimo że branża e-commerce cechuje się wysoką dynamiką, zespół TWI wykazał się szczególną zdolnością adaptowania do zmiennych warunków. Kandydaci na trenerów TWI przeszli kurs Train The Trainers, by samodzielnie rozwijać program TWI w organizacji.

W ramach wdrożenia TWI udało się osiągnąć następujące rezultaty:

• skrócenie czasu wdrożenia do pełnej sprawności,
• wzrost wydajności pracowników,
• redukcja błędów wynikających z pomyłek człowieka,
• zmniejszenie liczby odejść pracowników w pierwszych 15 dniach po zatrudnieniu.

Program TWI

Program TWI przeznaczony jest dla brygadzistów, przełożonych pierwszej linii oraz pracowników, którzy w momencie szkolenia biorą odpowiedzialność za pracowników. Składa się on z trzech podstawowych metod, które odpowiadają kluczowym umiejętnościom, jakie powinien posiadać lider:

• umiejętność instruowania pracowników,
• umiejętność doskonalenia metod pracy,
• umiejętność budowania relacji.

Te trzy podstawowe umiejętności stanowią fundament zarządzania na najniższym szczeblu organizacji.

W obliczu ciągłego rozwoju i zatrudniania wielu nowych pracowników, w branży e-commerce kluczową umiejętnością jest instruowanie pracowników. Wypracowanie tej zdolności pomaga szybko i skutecznie wdrażać nowe osoby do pracy, dzięki czemu popełniają one mniej błędów oraz szybciej dochodzą do pełnych kompetencji, co ma bezpośrednie przełożenie na rezultaty i renomę całej organizacji.

Budowa metody TWI Instruowanie Pracowników (TWI IP)

Metoda TWI Instruowanie pracowników składa się z trzech elementów. Pierwszym jest sposób przekazywania wiedzy. W ramach tej metody wiedza przekazywana jest w czterech krokach.

 

Krok 1: Przygotuj ucznia

Ten etap procesu instruowania pracownika skupia się przede wszystkim na przygotowaniu go do tego, by mógł chłonąć wiedzę. Tworzenie swobodnej atmosfery i określenie zasad pracy sprzyja redukcji stresu u kandydata, co pozwala na skuteczne zdobywanie nowych umiejętności. Kolejnym ważnym elementem jest zainteresowanie pracą. Dzięki temu instruktor buduje zaangażowanie ucznia, który czuje większą więź z organizacją i bardziej angażuje się w realizację swoich obowiązków. To, jakie wrażenie nowy pracownik ma podczas pierwszego kontaktu z procesem, determinuje jego dalszą chęć pracy w organizacji i opinię o firmie.

Krok 2: Zaprezentuj pracę

Drugi krok metody skupia się na praktycznym zaprezentowaniu pracy przez instruktora. Ten etap zawiera trzy wskazówki odpowiadające trzem prezentacjom instruktora. W pierwszej instruktor pokazuje pracę, omawiając główne kroki procesu. Pozwalają one uczniowi zobaczyć, „co” jest do wykonania na tym stanowisku. W drugiej prezentacji instruktor omawia główne kroki oraz wskazówki. Na tym etapie przekazywana jest większa ilość informacji z powieleniem poprzednich, co wspiera utrwalanie wiedzy. Wskazówki mówią uczniowi „jak” ma wykonać daną czynność.

Ostatnim elementem jest zaprezentowanie pracy i omówienie głównych kroków, wskazówek i przyczyn. Świadomość przyczyn powoduje, że pracownik wie, jak wykonywać pracę. Budowanie świadomości pracownika skutkuje zmniejszeniem liczby popełnianych błędów oraz szybszym dochodzeniem do pełnej kompetencji na zajmowanym stanowisku. Taka forma przekazywania wiedzy sprawia, że uczeń nie jest przytłoczony jej ilością oraz – poprzez strukturę zbudowaną z głównych kroków, wskazówek i przyczyn – jest on w stanie zdecydowanie więcej zapamiętać, a co ważniejsze zrealizować w praktyce.

Krok 3: Sprawdź ucznia

Krok 4: Nadzoruj ucznia

Instrukcje pracy

Drugim fundamentalnym elementem metody TWI IP są instrukcje pracy wykorzystywane w trakcie instruktaży stanowiskowych. Budowa Instrukcji Pracy jest spójna z tym, jak wygląda szkolenie. Instrukcja dzieli pracę na trzy elementy:

• główne kroki – logiczna część operacji, w której następuje postęp w pracy;
• wskazówki – elementy pracy związane z poprawnością wykonywania, bezpieczeństwem oraz trikami i ułatwieniami;
• przyczyny – uzasadnienie występowania wskazówki, które pozwalają budować świadomość pracownika i uwrażliwiać go na ewentualne błędy.

Instrukcje pracy to dokument przeznaczony dla instruktora. Uczeń dopiero po instruktażu może mieć do niego wgląd. Szereg zasad opisywania instrukcji pracy zgodnie z TWI powoduje, że instruktor w łatwy sposób może wspierać się tym dokumentem w trakcie przekazywania wiedzy. Dzięki temu mamy pewność, że nie pominie on żadnego ważnego elementu, który mógłby wpłynąć na bezpieczeństwo, jakość lub też wydajność pracy nowego pracownika.

INSTRUKCJA TWI MYCIA RĄK

Matryce kompetencji

Podsumowanie