Zasady tworzenia instrukcji pracy są kluczowym elementem efektywnego zarządzania procesami w organizacji, zarówno w produkcji, jak i w sektorze usług. Co więcej, dobrze napisana instrukcja wspiera instruktora podczas prowadzenia szkoleń oraz staje się nieocenionym punktem odniesienia dla pracowników po instruktażu. W związku z tym, w tym artykule omówimy najważniejsze zasady tworzenia instrukcji pracy, które pomogą w opracowaniu dokumentacji ułatwiającej szkolenie oraz podnoszenie efektywności pracowników.
Główna zasada tworzenia instrukcji pracy
Najważniejszą zasadą przy tworzeniu instrukcji pracy jest to, aby nie przekazywać instrukcji pracownikowi przed przeprowadzeniem instruktażu. Kiedy pracownik otrzymuje instrukcję bez wcześniejszego szkolenia, może dojść do nieporozumień, ponieważ tekst nie zawsze jasno przekazuje intencje autora. Z tego powodu, może to prowadzić do poważnych błędów, takich jak awarie maszyn, wypadki czy inne problemy związane z niewłaściwym wykonaniem zadania. Dlatego kluczowe jest, aby pracownik przeszedł instruktaż przed samodzielnym korzystaniem z instrukcji.
5 kluczowych zasad przy tworzeniu SOP
1. Maksymalnie 5 słów dla Głównych kroków i wskazówek
Przede wszystkim, używaj maksymalnie 5 słów, aby opisać główne kroki i wskazówki w pracy, ponieważ podczas instruktażu instruktor będzie mógł korzystać z SOP jako ze ściągi. Pamiętaj, że instrukcja służy głównie instruktorowi, a dla ucznia staje się przydatna dopiero po przeprowadzeniu instruktażu.
2. Minimum 5 słów do opisania przyczyn dla wskazówek
W przypadku przyczyn staraj się być bardzo precyzyjny. Co więcej, opisane przyczyny mają znaczenie głównie dla ucznia po instruktażu. W trakcie instruktażu, kiedy powiesz wskazówkę, przyczyna sama przyjdzie Ci na język, co znacznie ułatwia przekazywanie wiedzy.
3. Główny Krok zaczynaj od czasownika kluczowego
Czasownik kluczowy to ten, który reprezentuje daną czynność. Zapisuj główny krok zaczynając właśnie od tego czasownika. Wówczas szybciej będziesz wiedział o co chodziło w danym głównym kroku, kiedy będziesz prowadził instruktaż.
4. Unikaj czasowników we wskazówkach
Wskazówki odpowiadają na pytanie: „Jak to zrobić?”, a nie „Co robisz?”. Opisuj wskazówki w możliwie krótki sposób wybierając tylko takie informacje, które zwracają uwagę na możliwy błąd człowieka, uraz albo miejsce,
5. Szukając przyczyn pytaj: “Co się stanie, jeśli…?”
To pytanie inspiruje do szukania prawdziwej przyczyny. Unikaj zwrotów typu: “błąd operatora” albo “zapewnienie jakości”. Przyczyna powinna wyjasnić uczniowi co się stanie, jeśli wykona pracę inaczej, niż zostało to opisane w standardzie.
Znaczenie zasad tworzenia instrukcji pracy w doskonaleniu procesów
Warto pamiętać, że dobrze przygotowane instrukcje pracy wspierają efektywność procesów i pomagają w ciągłym doskonaleniu organizacji. Ponadto, prawidłowe stosowanie zasad tworzenia instrukcji pracy nie tylko ułatwia szkolenie nowych pracowników, ale także umożliwia standaryzację działań, co w konsekwencji pozwala na skuteczne wprowadzanie usprawnień. Jak zauważył Taiichi Ohno: „Nie ma Kaizen bez standardów”. Z tego powodu odpowiednio przygotowane instrukcje są kluczowe dla optymalizacji procesów produkcyjnych.
Podsumowanie
Podsumowując, zasady tworzenia instrukcji pracy odgrywają niezwykle ważną rolę w efektywnym zarządzaniu zespołami oraz w poprawie jakości procesów. Dobrze zaprojektowana instrukcja nie tylko wspiera instruktorów w prowadzeniu szkoleń, ale również pomaga pracownikom unikać błędów i podnosi jakość wykonywanych zadań. Dlatego mam nadzieję, że opisane powyżej zasady będą pomocne w tworzeniu skutecznych instrukcji, które przyczynią się do rozwoju kompetencji Twojego zespołu oraz poprawy procesów w Twojej organizacji.
Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.
