Kiedy nie używać instrukcji – Optymalizacja procesów TWI. Instrukcje są nieodłącznym elementem w wielu firmach, szczególnie w kontekście systemów szkoleniowych i standaryzacji pracy. Jednak istnieją sytuacje, w których zastosowanie instrukcji, zwłaszcza metodologii TWI (Training Within Industry), nie jest konieczne ani wskazane. W tym artykule przyjrzymy się, kiedy nie używać instrukcji i dlaczego warto zastanowić się nad ich zastosowaniem tylko w odpowiednich przypadkach.
Kiedy nie używać instrukcji TWI? – Przysłowie, które wyjaśnia problem
Mówi się, że „Daj dziecku młotek, a wszędzie będzie widział gwoździe”. To przysłowie doskonale oddaje sytuację, w której specjalista z zawężoną perspektywą może stosować rozwiązania w miejscach, gdzie są one zbędne. Analogicznie, instrukcje TWI, choć niezwykle skuteczne w wielu przypadkach, nie zawsze będą odpowiednie.
W celu lepszego zrozumienia, kiedy nie używać instrukcji, przeprowadziłem eksperyment myślowy w moim zespole. Zidentyfikowaliśmy typy procesów i operacji, w których zastosowanie instrukcji TWI może być nieefektywne. Oto najważniejsze wnioski.
Procesy do bólu proste – Kiedy nie używać instrukcji TWI?
Jednym z pierwszych przypadków, kiedy nie stosować instrukcji, są procesy bardzo proste. Przykładem może być prosta operacja, taka jak umieszczenie produktu w kartonie lub dokręcanie nakrętek. W takich sytuacjach, zamiast szczegółowej instrukcji, wystarczy prosty obraz lub Lekcja Jednopunktowa (OPL), która wizualnie wyjaśni, co należy zrobić.
Dlaczego nie używać instrukcji w prostych procesach?
Tworzenie rozbudowanych instrukcji dla tak prostych zadań może jedynie komplikować proces i zniechęcać pracowników. Rozbudowana dokumentacja może sprawić, że prosta czynność zostanie odebrana jako bardziej skomplikowana, co wpłynie negatywnie na zdolności poznawcze uczniów. Lepiej jest zastosować prostsze narzędzia, które nie obciążają procesu nadmiarem informacji.
Stare projekty – Kiedy nie używać instrukcji w długotrwałych projektach?
W branżach takich jak motoryzacja, gdzie projekty trwają wiele lat, nie warto używać instrukcji TWI w późnych fazach realizacji projektu. Jeśli projekt działa bez zarzutów od pięciu lat, tworzenie nowych instrukcji dla doświadczonych pracowników może być niepotrzebnym obciążeniem.
Dlaczego unikać instrukcji w starych projektach?
Czas trwania projektów w branży motoryzacyjnej wynosi średnio siedem lat. Zamiast skupiać się na aktualizowaniu instrukcji dla starych projektów, lepiej skoncentrować się na nowych, które wiążą się z większym ryzykiem błędów, wypadków i reklamacji. Zasoby firmy powinny być efektywnie wykorzystywane, a tworzenie instrukcji dla wykwalifikowanych pracowników, którzy dobrze znają swoje zadania, może być stratą czasu i energii.
Zmienność procesów – Kiedy nie używać szczegółowych instrukcji?
Kolejnym przykładem, kiedy nie używać instrukcji, są procesy o dużej zmienności, np. produkcja unikalnych wyrobów. Weźmy na przykład zdobienie czekoladowych kreacji. Każdy produkt może być inny, więc szczegółowa instrukcja nie ma sensu, gdyż przy następnym produkcie wszystkie parametry mogą się zmienić.
Dlaczego zmienne procesy nie wymagają instrukcji?
W takich przypadkach warto standaryzować jedynie powtarzalne elementy procesu, takie jak przygotowanie mieszanki. Natomiast szczegóły dotyczące ostatecznego wyglądu produktu mogą być pozostawione do interpretacji na podstawie wizualizacji, rysunków poglądowych i zamówień klienta.
TWI – Kiedy nie używać, ale kiedy jednak warto?
Choć istnieją sytuacje, kiedy nie używać instrukcji TWI, warto pamiętać, że są one kluczowym narzędziem w systemach szkoleń stanowiskowych. Nie są jednak uniwersalnym rozwiązaniem i nie pasują do wszystkich procesów. Ich zastosowanie powinno być przemyślane i adekwatne do specyfiki danego projektu lub operacji.
Podsumowanie
Decydując, kiedy nie używać instrukcji, należy wziąć pod uwagę specyfikę procesu, stopień jego skomplikowania oraz fazę, w jakiej się znajduje. Instrukcje TWI są doskonałym narzędziem, ale nie w każdym przypadku przynoszą oczekiwane korzyści. Warto zatem starannie analizować, gdzie ich zastosowanie przyniesie największą wartość, a gdzie można je zastąpić prostszymi metodami.
Praktyk programu Training Within Industry i Lean Management.
Wykłada na Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu. Jest autorem i współautorem kilku pozycji literaturowych poświęconych programowi TWI.
Obecnie pełni funkcję partnera zarządzającego w firmie LeanTrix, jak i master Trenera Na Europę. Dodatkowo zaangażowany jest w projekty takie eTWI System i Lean Community
Prowadził projekty między innymi dla: Lotte Wedel, Danone, Kompania Piwowarska, eobuwie.pl, Arvato, Whirlpool, B/S/H, Geberit, RECARO, Tenneco, Sumitomo Electric, Stadler, Vesuvius Poland
