Instrukcja w programie Training Within Industry (TWI) powinna być przekazana operatorowi wyłącznie po szkoleniu – nigdy przed. Dlaczego? Ludzie, kiedy czytają instrukcje zapamiętują zaledwie 10% informacji przeczytanych (rys. 1). To bardzo mało! Innym problem jest interpretacja tekstu. Kiedy coś czytasz to zaczynasz wyobrażać sobie jak to powinny wyglądać albo działać. Jest to na pewno pożyteczne, kiedy czytasz literaturę. Niekoniecznie dobre, kiedy czytasz standard pracy. Interpretacja może doprowadzić do złego zrozumienia autora i popełniania błędów. Innym problemem z instrukcjami jest trudny tekst, który jest w nich używany. Instrukcja zapisana w dowolnej firmie zawsze posiada słowa, które znane są wyłącznie osobą pracującym tam od lat.
Rys.1. Krzywa uczenia- efektywność czytania z instrukcji na poziomie 10%
Nigdy nie dawaj instrukcji uczniowi przed instruktażem! To strata czasu. Co gorsze, może to spowodować szereg innych problemów.
Po co jest instrukcja?
Taichii Ohno, twórca Systemu produkcyjnego Toyoty, powiedział kiedyś: “Standaryzacja pracy to proces uczenia, a nie kartki przywieszone przy stanowisku pracy”. Pan Taichii słowa te wypowiedział kilkadziesiąt lat temu, a nadal wydają się one aktualne… W wielu firmach standaryzacja pracy sprowadza się do instrukcji. Raz jeszcze napiszę: instrukcja jest ważna dla pracownika, ale po szkoleniu – nigdy przed! Zapamiętaj to. Pan Taichii miał na myśli to, że firmy miały (i nadal mają) problem z poprawnym wykorzystaniem instrukcji. Używają je do tego co nie trzeba, a tam gdzie trzeba, to ich nie używają.
Gdzie zatem używać instrukcji? Odpowiadam:
- Do szkolenia pracowników – instrukcja jako narzędzie dla Trenera (Instruktora)
- Dla pracowników po instruktażu – instrukcja jako pomoc
- Dla osób, które wracają na dane stanowisko po przerwie (rotacje itp.) – instrukcja jako przypominajka
Przedstawiona w tym artykule TWI Video Instrukcja to innowacyjne rozwiązanie opracowane przez zespół LeanTrix, które pomocne jest przy punktach nr 2 i 3. Instrukcja w formie filmu jest świetną przypominajką dla pracownika, który przeszedł szkolenie.
Na przedstawionym poniżej filmie zobaczysz jak należy zawiązać węzeł bezpieczeństwa. Węzeł ten jest oryginalnym przykładem z II Wojny Światowej używanym na szkoleniach TWI. Jeżeli nie znasz tej pracy to bardzo trudno będzie Ci zawiązać ten węzeł po obejrzeniu filmu. Jeżeli jednak widziałeś tą pracę bo np. brałeś udział w szkoleniu TWI, jak ponad 7000 osób w Polsce, to jestem pewien, że szybko przypomnisz sobie jak zawiązać ten węzeł. To właśnie dla Ciebie jest TWI Video Instrukcja!
Na co należy zwrócić uwagę nakręcając taką instrukcję:
- Ustaw kamerę skierowaną zgodnie z punktem widzenia osoby wykonującej pracę – nie rób odbicia lustrzanego.
- Przed każdym głównym krokiem pokaż jaka jest nazwa głównego kroku i jakie tam są wskazówki razem z przyczynami.
- Na TWI Video Instrukcji pokazuj wskazówki – jak wykonać pracę. W tych miejscach staraj się zamrozić ekran.
Na koniec, zanim pokażemy film, inspiratorem dla tego rozwiązania był Pan Bill Krolicki – Chief Financial Officer (CFO) w firmie Furniture Origins Ltd. Bill po przeczytaniu naszej ksiązki o TWI (Standardized Work with TWI: Eliminating Human Errors in Production and Service Processes) odezwał się pytając jak można zrobić instrukcję w formie Video, którą można byłoby użyć w środowisku biurowym. Wspólnie wymyśliliśmy takie rozwiązanie!
Miłego oglądania!
Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.
