Instruowanie pracowników to proces nauczania w przedsiębiorstwach, który opiera się głównie na omawianiu i pokazywaniu czynności operacyjnych. Instruowanie pracowników odbywa się w praktyce przez liderów lub doświadczonych operatorów (zwanych podczas instruktażu instruktorami), a rzadziej przez inżynierów procesu. Dlatego tak istotne jest, aby instrukcje pracy standaryzowanej tworzone były właśnie przez osoby, które szkolą na co dzień. Wówczas prowadzony instruktaż będzie spójny ze standardem zapisanym na instrukcji.
Instruktor produkcyjny
Instruktorzy stanowiskowi mają zazwyczaj bardzo dużą wiedzę o pracy, ale niekoniecznie przygotowanie do roli nauczyciela. To jest umiejętność, którą trzeba nabyć. Uczą więc oni nowych pracowników, bazując na własnej intuicji. Czasami wychodzi to lepiej, a czasami gorzej. Instruktorzy praktycznie zawsze, szkoląc pokazują, jak wykonać daną pracę. Często równocześnie omawiają jej zawartość. Bywają jednak sytuacje, w których nie ma możliwości połączenia tych dwóch metod instruktażowych. Wówczas instruktaż sprowadza się do samego omówienia albo samego pokazania pracy. Jest to jednak mało skuteczne, bo według krzywej uczenia (rysunek 1) uczeń zapamiętuje zaledwie 20% informacji usłyszanych i 30% zobaczonych.
Rys. 1. Krzywa uczenia – jak uczniowie zapamiętują wiedzę.
Zazwyczaj wydaje się, że równoczesne pokazywanie i omawianie pracy to najlepszy sposób, aby uczeń nauczył się wykonywać pracę. Nic bardziej błędnego! Jest to oczywiście bardziej skuteczna metoda niż samo omawianie czy samo pokazywanie. Ludzie w ten sposób są w stanie przyswoić nawet do 70% informacji, ale jest jeszcze ciągle potencjał na więcej. Ta metoda jest z pewnością najczęściej używaną metodą instruktażu stanowiskowego na halach produkcyjnych. Jednak nieprzypadkowo napisano, że ludzie są w stanie dzięki tej metodzie przyswoić do 70% informacji. Kluczowe jest tutaj słowo „do”. To jakość przekazywania informacji słownych podczas praktycznego pokazu ma diametralne znaczenie. Jeżeli potok wielu słów połączysz z szybkim pokazaniem pracy, to efekt może być gorszy niż przy metodzie samego pokazywania. Po prostu w głowie ucznia może powstać jeden wielki harmider! Te 70% informacji przyswojonych podczas takiego instruktażu możesz uzyskać wyłącznie wtedy, kiedy podzielisz pracę na drobne etapy i będziesz je metodycznie przekazywał uczniowi. Są jednak również inne sposoby, aby poprawić skuteczność przyswajania wiedzy przez ucznia.
Instruowanie pracowników
Metoda TWI Instruowanie Pracowników, która przedstawiona jest w dalszej części tego artykułu, będzie zbawienna dla osób mało wygadanych. Będzie wymagała od nich powiedzenia pewnego minimum, które będą mieli zapisane na instrukcji pracy standaryzowanej. Zawsze powtarzamy, że metoda TWI Instruowanie Pracowników jest łatwa do zastosowania przez osoby małomówne. Osoby rozgadane mają z nią zawsze pewien problem. Z prostego powodu: metoda ta skupia się głównie na praktyce, a opis słowny służy do podkreślania najważniejszych punktów. Kluczem jest jakość omawiania pracy przy jednoczesnym pokazywaniu, a nie liczba użytych słów.
Typowe błędy – instruktaż stanowiskowy
Błędy ludzkie są efektem, między innymi, braku instruktażu, a częściej – jego złej jakości. Ludzie, kiedy szkolą zgodnie ze swoją intuicją, zazwyczaj popełniają błędy. W ich sposób instruktażu wkradają się pewne nawyki, które najczęściej są niestety złe. Wynikają one z braku świadomości na temat tego, w jaki sposób ludzie przyswajają wiedzę. Trudno jest potem takie nawyki eliminować. Podobnie jest z nauką jazdy na rowerze, nartach, czy rolkach. Podobnie jest z każdą inną umiejętnością! Zakładając przykładowo rolki, już po kilkunastu minutach jesteś w stanie jechać samodzielnie. Jednak prawdopodobnie robisz to źle technicznie – nieefektywnie. Jeżeli przy tak nawykowo zdobytej technice będziesz jeździć przez dłuższy czas, to kiedy profesjonalny trener będzie chciał skorygować twoje błędy, będzie to bardzo trudne wyzwanie – zarówno dla niego, jak i dla Ciebie. Podobnie jest z umiejętnością instruowania pracowników.
Z naszych doświadczeń wynika, że ludzie, którzy szkolą intuicyjnie, najczęściej popełniają takie błędy, jak:
- Instruktor prosi ucznia, aby ten chodził za nim i przyglądał się, jak on wykonuje pracę.
- Instruktor opowiada uczniowi „na sucho” o tym, jak wykonywać pracę.
- Instruktor odsyła ucznia do instrukcji stanowiskowych.
- Instruktor nie podaje uczniowi istotnych wskazówek, które jemu wydają się oczywiste.
- Instruktor pozostawia ucznia „samemu sobie” po instruktażu stanowiskowym.
Takie podejście do instruowania pracowników prowadzi do gorszej, niż można by oczekiwać, ich produktywności, większej ilości popełnianych przez nich błędów oraz większej niestabilności procesów produkcyjnych. W tabeli 1 zebraliśmy najczęściej występujące błędy, kiedy występuje nieefektywne instruowanie pracowników.
Tab. 1. Typowe błędy, kiedy źle prowadzone jest instruowanie pracowników
| Błędy w instruowaniu | Wady | Wpływ na produkcję |
|---|---|---|
| Instruowanie przez pokazywanie (uczeń wyłącznie przygląda się pracy instruktora) | Nowy pracownik uczy się naśladować czynności bez świadomości, dlaczego w ten sposób należy je wykonywać. | Większa liczba braków. Długi czas szkolenia. |
| Opowiadanie uczniowi o czynnościach (instruktaż „na sucho”), przekazywanie jednorazowo wielu informacji | Uczeń nie jest w stanie zapamiętać dużego natłoku informacji. | Długi czas szkolenia. |
| Odsyłanie do instrukcji stanowiskowych przed instruktażem praktycznym | Uczeń nie dowiaduje się o wskazówkach i nie uczy się skutecznie „wyczucia”. | Niska wydajność pracy, dużo błędów, długi czas nauki. |
| Pomijanie ważnych wskazówek przez instruktora | Instruktor może zapomnieć powiedzieć o wskazówkach, a przez to uczeń nie będzie wiedział, jak wykonywać czynności – zaczyna je robić na swój sposób. | Dużo błędów w pracy, niska wydajność, większa liczba braków. |
| Brak nadzoru po szkoleniu | Nowy pracownik zaczyna wykonywać pracę „po swojemu”, często niezgodnie ze standardami. | Większa liczba braków. |
Błędy, które są efektem złego instruktażu albo jego braku mają istotny wpływ na osiągane wartości kluczowych wskaźników efektywności w firmie (ang. Key Performance Indicators – KPI`s). Niestety pomimo tego instruktaż stanowiskowy jest rzadko standaryzowany przez firmy. Szkolenie stanowiskowe sprowadza się wyłącznie do tego, że instruktor dostaje czas przydzielony na instruktaż. Natomiast jakość prowadzonego instruktażu jest już wyłącznie sprawą instruktora. W efekcie jeden instruktor przeszkoli lepiej, drugi gorzej. Niestety każdy inaczej. Dlatego w firmach tworzą się obozy osób przeszkolonych przez jednego czy drugiego instruktora. Dobrze poprowadzony instruktaż stanowiskowy ma kluczowy wpływ na efektywność procesów produkcyjnych. Metoda TWI Instruowanie Pracowników jest sposobem standaryzacji procesu uczenia. Każdy instruktor powinien szkolić w podobny sposób – najbardziej efektywny.
Budowa metody TWI Instruowanie Pracowników
TWI Instruowanie Pracowników to metoda wspierająca skuteczne prowadzenie instruktażu stanowiskowego. Znajomość tej metody pozwala instruktorowi sprawnie przygotować do szkolenia nowego pracownika i efektywnie przeprowadzić instruowanie pracowników. Wg koncepcji systemu produkcyjnego Toyoty – TPS każdy brygadzista musi opanować metodę TWI Instruowanie Pracowników. Jest to jedyna metoda należąca do filozofii Lean Management, która zorientowana jest na efektywne przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego. Wykorzystując metodę TWI Instruowanie Pracowników, przełożeni są w stanie skuteczniej i w krótszym czasie szkolić nowych pracowników. To natomiast prowadzi do redukcji błędów w pracy i wzrostu efektywności.
Cztery kroki szkolenia pracowników
Przeprowadzenie prawidłowego szkolenia zgodnie z metodą TWI Instruowanie Pracowników możliwe jest tylko wtedy, kiedy szkolący postępuje metodycznie, według 4-krokowej metody, którą przedstawiłem w tabeli 2. Metoda ta została oryginalnie opracowana w latach 40. ubiegłego wieku roku w ramach programu TWI.
Tab. 2. Cztery kroki metody TWI Instruowanie Pracowników
| Krok | Elementy do wykonania przez instruktora |
|---|---|
| 1. Przygotuj ucznia (PLAN) | · Stwórz swobodną atmosferę · Określ pracę · Dowiedz się co uczeń potrafi · Zainteresuj ucznia pracą · Ustaw ucznia w takiej pozycji, aby widział |
| 2. Zaprezentuj pracę (DO) | · Prezentacja 1. Instruktor wykonuje pracę, omawiając każdy główny krok · Prezentacja 2. Instruktor wykonuje pracę, omawiając każdy główny krok i wskazówki · Prezentacja 3. Instruktor wykonuje pracę, omawiając każdy główny krok, wskazówki oraz przyczyny występowania wskazówek |
| 3. Sprawdź ucznia (CHECK) | · Prezentacja 1. Uczeń wykonuje pracę bez omawiania – instruktor zwraca uwagę na złe nawyki i poprawia je natychmiastowo · Prezentacja 2. Uczeń wykonuje pracę, omawiając każdy główny krok · Prezentacja 3. Uczeń wykonuje pracę, omawiając główne kroki i wskazówki · Prezentacja 4. Uczeń wykonuje pracę, omawiając główne kroki, wskazówki oraz przyczyny występowania wskazówek |
| 4. Nadzoruj (ACT) | · Pozostaw ucznia samego oraz określ zadanie do wykonania · Wksaż gdzie ma się udać po pomoc · Sprawdzaj często · Zachęcaj do zadawania pytań · Stopniowo zmniejszaj nadzorowanie |
Metoda TWI Instruowanie Pracowników została zbudowana w oparciu o cykl PDCA.
Rola instrukcji w instruowaniu
W celu poprawnego przeprowadzenia instruktażu z wykorzystaniem metody TWI Instruowanie Pracowników, instruktor musi się do szkolenia odpowiednio przygotować. Niezbędna do tego jest instrukcja pracy standaryzowanej. Bardzo trudne jest przeprowadzenie poprawnego instruktażu zgodnie z metodą TWI Instruowanie Pracowników bez wykorzystania takiej instrukcji, ponieważ podczas instruktażu instruktor na bieżąco powinien korzystać z niej korzystać, tak aby nie pominąć żadnej istotnej wskazówki. Z instrukcji instruktor powinien po prostu ściągać. A będzie to możliwe, kiedy będzie ona spełniać zasady tworzenia instrukcji opisane w systemie etwi. To będzie decydować o jakości instruktażu.
Metoda TWI Instruowanie Pracowników a błędy w szkoleniu
Metoda TWI Instruowanie Pracowników pozwala wyeliminować typowe błędy popełniane przez instruktorów w przedsiębiorstwach produkcyjnych. W tabeli 3 ponownie przytoczono zdefiniowane przeze nas problemy podane w tabeli 1 wraz z uwagami, jak metoda TWI Instruowanie Pracowników pozwala te problemy wyeliminować.
Tab. 3. Typowe błędy przy instruowaniu oraz ich eliminacja dzięki metodzie TWI Instruowanie Pracowników
| Błędy w instruowaniu | Eliminacja w metodzie TWI Instruowanie Pracowników |
|---|---|
| Instruowanie przez pokazywanie (nowy pracownik chodzi za instruktorem i śledzi jego pracę) | Trzy praktyczne demonstracje instruktora połączone ze stopniowym omówieniem głównych kroków, wskazówek i przyczyn. Cztery prezentacje ucznia pozwalają sprawdzić, czy opanował on pracę. |
| Opowiadanie nowemu pracownikowi o czynnościach (instruktaż „na sucho”), przekazywanie zbyt wielu informacji | Wymagany jest praktyczny instruktaż na stanowisku pracy wraz z wykonaniem pracy. Instrukcja pracy standaryzowanej pozwala instruktorowi podzielić przekazywaną wiedzę na małe porcje, łatwe do przyswojenia. |
| Odsyłanie do instrukcji stanowiskowych | Metoda 4 kroków wymaga prezentacji pracy, sprawdzenia ucznia i ciągłego nadzoru. |
| Pomijanie ważnych wskazówek | Opracowanie instrukcji pracy standaryzowanej prze instruktora sprawia, że istotne wskazówki nie zostają pominięte. |
| Brak nadzoru po szkoleniu | Krok 4 metody obejmuje fazę nadzorowania po szkoleniu. |
Metoda TWI Instruowanie Pracowników skutecznie wpływa na eliminację najczęstszych błędów, jakie pojawiają się podczas instruktażu. TWI Instruowanie Pracowników to w teorii łatwa metoda. Jednak nauczenie się jej praktycznego stosowania już nie jest takie proste.
Digitalizacji instrukcji
System etwi powstał by wspierać organizacje we wdrażaniu standaryzacji pracy. Moduł tworzenia Instrukcji pozwala w szybki sposób przygotowywać nowe dokument, ale również aktualizować obecnie obowiązujące. Automatyczna numeracja, ścieżka akceptacji dokumentów, wersjonowanie i historia zmian instrukcji pozwala zadbać o to by dokumentacja spełniała wymogi audytów.
W systemie KaizenUp można przygotować instrukcje z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Dzięki temu instruktaż stanowiskowy może być przeprowadzony w sposób efektywny.
Instruowanie pracowników – podsumowanie
Instruowanie pracowników to kluczowy element procesu budowania kompetencji w przedsiębiorstwie i fundament skutecznego wdrażania standaryzacji pracy. To nie tylko przekazywanie wiedzy o czynnościach operacyjnych, ale przede wszystkim świadome nauczanie sposobu myślenia i działania, które prowadzi do powtarzalności, bezpieczeństwa i jakości w pracy.
Największym wyzwaniem w codziennej praktyce jest to, że większość instruktorów stanowiskowych uczy intuicyjnie. Ich doświadczenie zawodowe nie zawsze idzie w parze z umiejętnością skutecznego nauczania. Dlatego konieczne jest stosowanie metody TWI Instruowanie Pracowników (TWI Job Instruction), która standaryzuje proces uczenia, dzięki czemu wszyscy instruktorzy szkolą w ten sam, sprawdzony sposób.
Metoda TWI Instruowanie Pracowników opiera się na czterech krokach: przygotowaniu ucznia, prezentacji pracy, sprawdzeniu ucznia oraz nadzorowaniu. Dzięki temu proces instruktażu jest metodyczny, przewidywalny i powtarzalny. Każdy etap ma jasno określony cel i narzędzia, które pomagają instruktorowi przekazywać wiedzę w małych porcjach – tak, by uczeń zrozumiał, zapamiętał i potrafił zastosować w praktyce.
Nieodłącznym elementem tej metody są instrukcje pracy standaryzowane, które stanowią wsparcie dla instruktora podczas szkolenia. Dobrze przygotowana instrukcja – podzielona na główne kroki, wskazówki i przyczyny – zapewnia spójność procesu uczenia, ogranicza błędy i pozwala zachować najwyższy poziom jakości instruktażu.
Współczesne systemy cyfrowe, takie jak eTWI.io czy KaizenUp, umożliwiają pełną digitalizację procesu instruowania. Dzięki nim można nie tylko tworzyć, aktualizować i archiwizować instrukcje pracy, ale także wspierać instruktorów w prowadzeniu szkoleń z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Podsumowując, instruowanie pracowników to nie jednorazowe szkolenie, lecz proces rozwijania ludzi w sposób standaryzowany i świadomy. Gdy jest prowadzone zgodnie z metodą TWI, staje się jednym z najpotężniejszych narzędzi zwiększania produktywności, bezpieczeństwa i stabilności procesów w każdej organizacji.