Instrukcje pracy wg programu TWI - Jak je przygotować?

Instrukcje pracy to istotny etap w procesie standaryzacji pracy. Kluczową sprawą jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie: do czego są potrzebne instrukcje pracy? Naturalną odpowiedzią jest to, żeby zapisać poszczególne kroki w procesie produkcyjnym. Ale czy tylko do tego można ich użyć? Nie! Instrukcje pracy są niezbędne do efektywnego szkolenia operatorów oraz doskonalenia pracy. To ich główny cel. Ponadto instrukcje mogą być przydatne do audytowania procesów, a także do podkreślenia kluczowych punktów w zakresie: bezpieczeństwa, jakości czy poprawności w pracy.

Instrukcje pracy – najczęstsze błędy

W swoim życiu spotkałeś zapewne wiele instrukcji, w których dominował tekst. Czasami prosta operacja została zapisana przy użyciu kilkuset słów. Po przeczytaniu takiej instrukcji pewnie wydawało Ci się, że wiesz mniej, niż jakbyś w ogóle jej nie czytał. Czy zastanawiałeś się, dlaczego tak wiele osób piszących instrukcje pracy tak bardzo się w nich rozpisuje?

Odpowiedź jest prosta. W większości przypadków instrukcje piszemy dla kogoś innego, dlatego staramy się możliwie precyzyjnie opisać swoje uwagi, a to powoduje, że instrukcja staje się bardzo rozbudowana.

Takie podejście jest mało efektywne z prostego powodu: ludzie zapamiętują wyłącznie 10% informacji przeczytanych. Nie mniej to nie jedyny błąd jaki dostrzec można przy okazji audytowania instrukcji pracy.
Inne błędy to:

Prezentowane na nich zdjęcia pokazują efekt pracy, a nie sposób dochodzenia do efektu,
Przygotowują je działy techniczne – mają oni dużą wiedzę o wyrobie i procesie, ale nie znają trików/ułatwień, które wynikają z doświadczenia – bez tych trików pracownicy dłużej dochodzą do pełnej wydajności na stanowisku.
Zawierają one słowa- zagadki: odpowiedni, właściwy, poprawny, dobry, w sam raz itd. – tego typu zwroty pozostawiają furtkę do interpretacji, ponieważ nie są precyzyjne.
Brakuje w nich przyczyn, które pomagają budować świadomość operatora – jest to najczęstszy błąd gdy tworzymy instrukcje pracy. Pracownik znając przyczyny dlaczego wykonuję pracę w taki sposób jest bardziej uważny co przekłada się na mniejsze ryzyko popełnienia błędów.

Dla kogo tworzymy instrukcje pracy?

Odpowiedź na to pytanie łamie powszechnie znany paradygmat mówiący o tym, że instrukcje pracy są dla nowej osoby i należy ją przygotować tak, aby po przeczytaniu ta osoba była w stanie sama wykonać prace. Niestety, operacje w naszych zakładach pracy są zdecydowanie bardziej skomplikowane niż składanie mebli, dlatego instrukcjia pracy powinna być w pierwszej kolejności wsparciem dla instruktora podczas szkolenia. Dopiero kiedy mamy pewność, że pracownik rozumie pracę można go zostawić z instrukcją. Zastanawiasz się zapewne, po co zatem trenerowi instrukcja, kiedy doskonale zna pracę, z której szkoli? Między innymi po to, aby nie zapomniał przekazać uczniowi żadnej ważnej informacji takiej jak np. Kroki dotyczące kontroli jakości, triki i ułatwienia, kluczowe aspekty BHP i jakości.

W praktyce w przedsiębiorstwach jest tak, że uczeń dostaje instrukcje przed szkoleniem aby sobie „poczytał”. Przynosi to więcej problemów niż pożytku. Dzieje się tak dlatego, że instrukcje pracy zawierają wiele słów całkowicie nie zrozumiałych dla osób nowych w organizacji oraz pozostawiają furtkę do interpretacji.

Jak powinny wyglądać poprawnie wykonane instrukcje?

Spotkałeś się zapewne w swoim życiu z wieloma formatami instrukcji. Często, szczególnie przy operacjach z krótkim czasem cyklu, popularne są tzw. tabele kombinacji pracy standaryzowanej, które dzielą daną operację na zabiegi. Te standardy nie zwracają jednak uwagi na to, co jest najważniejsze – na sposób wykonania pracy i uzasadnienie potwierdzające, że przyjęty sposób jest najlepszy. Najlepszy format instrukcji pracy to ten, który powstał w programie TWI Instruowanie Pracowników. W tym formacie instrukcję pracy dzieli się na: główne kroki, wskazówki i przyczyny występowania wskazówek (Rys. 1.). Taki podział pracy użyty w instrukcji opisuje zarazem metodę pracy poprzez główne kroki, jak i sposób wykonania pracy poprzez wskazówki z ich przyczynami.

czesc-standardu

Rys. 1. Budowa merytorycznej części standardu pracy

Dzięki objaśnieniu wskazówek i przyczyny ich występowania w instrukcji wpływa się na eliminację błędów ludzkich podczas instruktażu. Człowiek uczy się dowolnej operacji, kiedy dowiaduje się, jak ją należy wykonać (wskazówki) i dlaczego taki sposób wykonania jest najlepszy (przyczyny). W znaczącej większości fabryk instrukcje pracy zawierają kroki często wymieszane ze wskazówkami, ale brak w nich przyczyn. Sprawdź instrukcje w swojej fabryce i zwróć uwagę, czy występują w nich przyczyny. Z dużą dozą prawdopodobieństwa możemy stwierdzić, że nie! Chyba, że wdrażasz już program TWI.

Dobra instrukcja pracy powinna zawierać:

opis tego, co należy wykonać (główne kroki),
opis tego, jak należy wykonać dany główny krok (wskazówki),
precyzyjny opis, dlaczego daną wskazówkę należy wykonać tak, a nie inaczej (przyczyny),
zdefiniowany czas na wykonanie poszczególnych głównych kroków,
narzędzia, jakich należy użyć do danego głównego kroku,
zdjęcia, które obrazują wskazówki, a nie główne kroki w operacji.

Instrukcje spełniające powyższe warunki nazywane są Instrukcjami Pracy Standaryzowanej (ang. Standard Work Instructions).

Bezpłatnie skonsultuj z nami temat

Umów się z nami na bezpłatną konsultację. Wybierz termin i zadaj nam dowolne pytanie związane z Twoimi wyzwaniami, a my pomożemy znaleźć rozwiązanie.

Przykłady instrukcji

Instrukcja pracy standaryzowanej zawiera wszystkie kluczowe elementy do najlepszego opisania sposobu pracy. Cała trudność jest w poprawnym przygotowaniu instrukcji.

Instrukcję Pracy Standaryzowanej może wykorzystać zarówno Instruktor TWI do instruktażu, jak i uczeń po odbytym szkoleniu. Nie należy jednak jej przekazywać uczniowi przed instruktażem, bo i tak prawdopodobnie nie zrozumie z niej za wiele. Instrukcja Pracy Standaryzowanej jest doskonałym punktem odniesienia dla pracownika wykonującego dane zadanie, pod warunkiem, że został on wcześniej przeszkolony.

Na Rysunku 2 zaprezentowano przykładową Instrukcję Pracy Standaryzowanej dla operacji kontroli wizualnej wyrobów produkowanych na stanowisku zrobotyzowanym. Zdjęcia prezentują wskazówki – na co uwagę ma zwracać osobą kontrolująca detal.

Rys. 2. Instrukcja pracy standaryzowanej IPS dla operacji kontroli detalu obrabianego na stanowisku zrobotyzowanym

Źródło: Misiurek B., 2014, Metodyka standaryzacji autonomicznych procesów eksploatacyjnych zorientowana na poprawę efektywności maszyn zautomatyzowanych, Praca Doktorska, Uniwersytet Technologiczny we Wrocławiu

Poniżej inny przykład instrukcji pracy, w tym przypadku mycie dłoni zgodnie z wytycznymi WHO

Instrukcjia pracy – mycie rąk

Jak system etwi wspiera dokumentowanie procesów?

System etwi powstał by wspierać organizacje we wdrażaniu standaryzacji pracy. Moduł tworzenia Instrukcji pozwala w szybki sposób przygotowywać nowe dokument, ale również aktualizować obecnie obowiązujące. Automatyczna numeracja, ścieżka akceptacji dokumentów, wersjonowanie i historia zmian instrukcji pozwala zadbać o to by dokumentacja spełniała wymogi audytów.