Lean AI – Lider jako leanowy specjalista

Lean AI to nowe spojrzenie na odpowiedzialności zespołu w zakresie ciągłego doskonalenia. Zacznijmy od pytania: kto w Twojej organizacji jest odpowiedzialny za ciągłe doskonalenie? Odpowiedź wydaje się oczywista – wszyscy. Podobnie jest w przypadku bezpieczeństwa pracy – w teorii każdy pracownik powinien dbać o BHP. Jednak rzeczywistość pokazuje coś innego. W większości organizacji istnieje dedykowany specjalista ds. BHP, który odpowiada za formalne procedury, audyty i działania naprawcze. To właśnie na nim koncentruje się cała odpowiedzialność, nawet jeśli bezpieczeństwo pracy dotyczy każdego.

Lean AI – Ty jesteś odpowiedzialny za Lean

Nie inaczej wygląda sytuacja z ciągłym doskonaleniem. W firmach produkcyjnych funkcjonują stanowiska specjalistów Lean, których zadaniem jest optymalizacja procesów, organizacja warsztatów KAIZEN, monitorowanie wskaźników 5S i raportowanie oszczędności. W teorii wszyscy w firmie powinni dążyć do doskonalenia procesów. W praktyce, gdy pojawia się konkretne zadanie, często słyszymy:

• „To nie moja odpowiedzialność, mamy od tego specjalistę Lean.”
• „Musisz to załatwić z działem Lean.”
• „Zgłoś ten problem do Lean Managera, on się tym zajmuje.”

Finalnie okazuje się, że odpowiedzialność za Lean jest przenoszona na jedną osobę lub niewielki zespół specjalistów, zamiast być integralną częścią codziennej pracy liderów i operatorów.

Struktura typowego zakładu produkcyjnego

Przyjrzyjmy się klasycznej strukturze zakładu produkcyjnego i zobaczmy, jak funkcjonują role związane z Lean w kontekście organizacyjnym.

Na szczycie znajduje się Tomek Dydlajnowski, szef zakładu, który zarządza całym zakładem produkcyjnym.

Pod nim działają kluczowi menedżerowie:

• Monika Kadrowa – szefowa HR, odpowiedzialna za kwestie kadrowe i rozwój talentów,
• Marek Dowieźto – szef produkcji, odpowiadający za wydajność operacyjną,
• Wojtek Daszradę – specjalista Lean, którego zadaniem jest wdrażanie inicjatyw doskonalących.

Lean AI – Struktura Organizacyjna

Dział HR i dział produkcji mają swoje zespoły. Monika Kadrowa zarządza zespołem menedżerów talentów i specjalistów HR. Marek Dowieźto nadzoruje koordynatorów produkcji, którzy odpowiadają za liderów zespołów na hali produkcyjnej.

Natomiast Wojtek Daszradę, specjalista Lean, nie ma pod sobą żadnych podwładnych. Jest samodzielnym ekspertem, którego zadaniem jest „dowożenie Lean” do organizacji.

Cele specjalisty Lean

W teorii rola specjalisty Lean wydaje się jasna – ma wspierać organizację w ciągłym doskonaleniu. W praktyce jednak jego cele są bardzo konkretne i mierzalne. Wojtek Daszradę ma między innymi:

• przeprowadzenie trzech warsztatów KAIZEN miesięcznie,
• raportowanie wyników audytów 5S,
• monitorowanie i raportowanie aktywności pracowników w zakresie wniosków KAIZEN,
• raportowanie do CORTIM statusu Lean savings i realizacji celów rocznych.

Cele Lean Specjalisty

Problem zaczyna się, gdy Wojtek próbuje te cele realizować w praktyce.

Gdzie powstają silosy?

Kiedy Wojtek chce zorganizować warsztat KAIZEN, natrafia na opór:

• Marek Dowieźto, szef produkcji, mówi: „Nie mam czasu. Produkcja ma priorytet, a zamówienia są pilniejsze niż warsztaty.”
• Rafał Wrabialski, koordynator produkcji, odpowiada: „Jeśli chcesz wdrożyć działania z audytów 5S, to zrób to sam, bo my mamy inne priorytety.”
• Monika Kadrowa, szefowa HR, wymaga raportowania wdrożonych KAIZEN, ale jednocześnie mówi: „Operatorzy skarżą się, że zgłaszają pomysły, a te nie są wdrażane, więc premie nie są przyznawane.”
• Tomek Dydlajnowski, szef zakładu, naciska: „Jesteśmy 20% poniżej celu Lean savings, więc musisz przyspieszyć wdrażanie KAIZEN.”

Silosy Lean Produkcja

W efekcie specjalista Lean pozostaje sam ze swoimi problemami. Każdy oczekuje wyników, ale nikt nie chce aktywnie uczestniczyć w procesie doskonalenia.

Podział na silosy

W tej sytuacji powstają dwa silosy:

1. Lean, gdzie Wojtek Daszradę ma postawione cele optymalizacyjne,
2. Produkcja, gdzie Marek Dowieźto dąży do maksymalnej efektywności i realizacji zamówień.

Jak powstają silosy Lean i Produkcja

Każdy z nich działa według własnych priorytetów. Produkcja nie chce angażować się w Lean, bo dla nich najważniejsza jest realizacja planu. Lean z kolei nie może działać skutecznie bez wsparcia produkcji.

Powrót do korzeni – historia decentralizacji Lean i przyszłość Lean AI

Nie zawsze tak było. W latach 40. XX wieku, gdy rozwijała się produkcja przemysłowa w USA, liderzy byli naturalnie odpowiedzialni za:

• doskonalenie metod pracy,
• bezpieczeństwo na stanowisku,
• instruowanie pracowników,
• rozwiązywanie problemów zespołowych.

Program TWI

Program Training Within Industry (TWI) został opracowany właśnie po to, aby rozwijać te umiejętności wśród liderów, a nie tworzyć osobne stanowiska eksperckie.

Dlaczego więc dziś specjalista Lean musi „przekonywać” produkcję do doskonalenia? Odpowiedź jest prosta – nastąpiła centralizacja odpowiedzialności.

Organizacje uznały, że łatwiej jest rozwijać jednego eksperta Lean niż piętnastu liderów. W efekcie liderzy stracili kluczowe kompetencje, a Lean stał się osobnym działem, który walczy o uwagę operacji.

Jak Lean AI może pomóc zdecentralizować Lean?

Dziś jednak mamy dostęp do narzędzi, których kiedyś brakowało – sztucznej inteligencji.

AI może wspierać liderów w wielu obszarach, takich jak:

• Doskonalenie metod pracy – AI analizuje procesy i sugeruje usprawnienia.
• Rozwiązywanie problemów procesowych – AI wspiera w analizie problemów np. raportem A3.
• Tworzenie instrukcji pracy – AI może opracować instrukcję TWI na podstawie nagrań głosowych.

Jak Lean AI wspiera specjalistów i liderów

Dzięki temu lider ponownie przejmuje odpowiedzialność za doskonalenie, a specjalista Lean staje się mentorem i wsparciem, zamiast osobą „dostarczającą” Lean.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce, zapraszamy na konferencję Lean TWI we Wrocławiu, gdzie pokażemy, jak sztuczna inteligencja wspiera ciągłe doskonalenie w zakładach produkcyjnych. Zapraszam równiez do odwiedzenia strony KaizenUp.ai.