Artykuły i Case Studies

Onboarding a TWI IP

Onboarding – Jak zwiększyć efektywność pracy debiutanta?

by kmuller on 08/12/2020

Zmieniający się rynek, w którym rotacja pracowników jest czymś powszechnym, sprawia że metoda TWI Instruowanie Pracowników jest coraz częściej wykorzystywana przez przedsiębiorstwa. Zorientowana na efektywne wdrażanie pracowników do pracy. Niezależnie czy mówimy o procesach produkcyjnych, logistycznych, czy biurowych, Training Within Industry przoduje w kontekście wspierania rozwoju pracowników. TWI działa wszędzie tam, gdzie człowiek styka się z procesem. Jest to potężne narzędzie do walki między innymi z rotacją pracowników, długim okresem szkolenia nowych pracowników, czy niską jakością produkowanych wyrobów. Program TWI jest jednak przede wszystkim sposobem na rozwój liderów i doświadczonych pracowników. Jego skuteczność wynika z tego, że przenosi on teoretyczne modele nauki na poziom praktyczny. Jednak samo wdrożenie metody TWI IP, bez skutecznego zaplanowania procesu wdrażania nowych pracowników (onboarding), może okazać się niewystarczająco skuteczne.

Onboarding – Rozwój i nauka pracowników zgodnie z modelem 70:20:10

Model 70:20:10 został opracowany w latach 80 ubiegłego wieku przez trzech badaczy (rys. 1). Obrazuje on w jaki sposób ludzie przyswajają wiedzę. Powstał on dzięki przeprowadzonym badaniom  na managerach, którzy odnieśli sukces w swoich dziedzinach. Nazwa modelu pochodzi od procentowego podziału źródeł zdobywanej wiedzy przez człowieka.

Zaczynając od końca:
10 procent wiedzy jest wynikiem formalnego nauczania:

  • szkolenia,
  • książki,
  • filmy edukacyjne,
  • edukacja szkolna.

 20 procent wiedzy człowieka jest wynikiem interakcji z drugim człowiekiem:

  • mentoring, coaching,
  • przyjmowanie Feedbacku,
  • wymiana doświadczeń, spostrzeżeń,
  • pytania kierowane do bardziej doświadczonych współpracowników ,
  • instruktaż stanowiskowy.

 70 procent wiedzy jest wynikiem doświadczenia w trakcie pracy:

  • rozwiązywanie problemów,
  • rotacja między stanowiskami,
  • zmienność zadań,
  • uczenie innych,
  • zaangażowanie w projekty,
  • doskonalenie procesów.
Onboarding a TWI IP

Rys 1. Onboarding model 70/20/10

Model ten dotyczy zarówno wiedzy managerskiej oraz operacyjnej, ponieważ wynika on z biologicznych uwarunkowań naszego mózgu. Z uwagi na szybko zmieniające się otoczenie wiele organizacji (między innymi Google) zdecydowało się dostosować proces rozwoju pracowników wykorzystując model 70:20:10 do zarządzania budżetem i czasem przeznaczonym na ten cel, tak aby zmaksymalizować jego efektywność. Znajomość tego zagadnienia pomaga nie tylko w zarządzaniu rozwojem kadr, ale również może wesprzeć pracowników w kontekście rozwoju własnego.

Onbording zgodny z modelem 70:20:10, a TWI

Wdrażania nowych pracowników do pracy (ang. onboarding) i program TWI są przykładem działającego modelu 70:20:10. Onboarding to szkolenia wprowadzającego dla pracowników, które zawierają najważniejsze zasady BHP, jakościowe, 5S itp. Po szkoleniu wprowadzającym nowi pracownicy są przekazywani do doświadczonych Instruktorów TWI, którzy instruują ich w oparciu o metodę TWI Instruowanie Pracowników. W praktyce w większości firm onboarding jest redukowany do minimum, a czasami nawet pomijany. Nowi pracownicy są od razu kierowani na stanowiska pracy. Patrząc jednak na model 70:20:10 onboarding jest niezbędny, aby przejść skuteczny proces zdobycia wiedzy i umiejętności. Dla przykłądu onboarding reprezentuje szkolenia z zakresu kodeksu drogowego, które odbywały się w salkach szkoleniowych lub poprzez programy komputerowe. Są to niezbędne elementy, aby usiąść za kierownicą. Jeśli ten etap uczenia kierowców zostanie źle przeprowadzony, po wyruszeniu na trasę kursanci nie będą znali zasad ruchu drogowego, a ich jazda może powodować sytuacje niebezpieczne. Takie kursy nie uczą jednak jak prowadzić pojazd. Podobnie jest z onboardingiem, podczas którego przekazujemy wartości firmy pomagające zrozumieć całą istotę istnienia przedsiębiorstwa. Uczymy zasad BHP i jakości, aby pracownik wykonywał pracę bezpiecznie potrafiąc jednoczenie ocenić wizualnie wyrób gotowy. Energia poświęcona w tym okresie rozwoju pracownika jest podstawą, która umożliwia wejście na stanowisko pracy. Drugim etapem modelu 70:20:10 jest nauka poprzez interakcję z innymi pracownikami. W przypadku nauki jazdy odbywa się to na zasadzie pracy z instruktorem. Zadaniem instruktorów jest nauka podstaw i budowa nawyków. Od tego jak dobry jest instruktor zależy, czy te nawyki będą właściwe czy też nie. I to jest zarazem olbrzymia szansa, jak i największe niebezpieczeństwo. Wyrobienie złych nawyków  spowoduje, że nabieranie doświadczenia w samodzielnej jeździe będzie utrudnione lub wręcz niemożliwe. Jeśłi na kurasci będą mieli dobre nawyki, nabieranie doświadczenia będzie szybsze i skuteczniejsze.  Etap nauki przy Instruktorze jest dokładanie tym samym co uczenie nowych pracowników przez doświadczonych instruktorów produkcyjnych. Efektywność zdobywania wiedzy przez pracownika zależy od jakości szkoleń wprowadzających, jak i późniejszego instruktażu. Brak standaryzacji procesu przekazywania wiedzy powoduje różnice w przyswajaniu wiedzy przez nowych pracowników. Niestety standaryzacja procesu szkoleń nie jest intuicyjna. Standardowo większość doświadczonych instruktorów zatrzymuje się na metodach pokazywania i omawiania co wg krzywej uczenia jest skuteczne w tylko 70% (rys. 2). Metoda TWI standaryzuje proces instruktażu i wymaga ona od ucznia wykonania pracy kilkukrotnie z powtórzeniem najważniejszych głównych kroków, wskazówek i przyczyn występowania wskazówek. Jest to najskuteczniejsza metoda wg krzywej uczenia.

Rysunek 2 Krzywa uczenia

W metodzie TWI Instruowanie Pracowników, według badań, pracownicy po instruktażu są wstanie zapamiętać około 90% przekazywanych im informacji. Ponadto nowy pracownik pozostaje pod nadzorem doświadczonego pracownika do momentu, kiedy jego praca będzie zgodna z czasem cyklu. Należy również nadmienić, że w procesie przygotowywania instrukcji stanowiskowych biorą udział doświadczeni pracownicy. Ich wiedza zdobyta na przestrzeni lat spisywana jest na Instrukcjach TWI, a te stają się podstawą szkolenia stanowiskowego. Wsparcie modelu 70:20:10 poprzez metodę TWI IP może nawet doprowadzić do zmiany proporcji na korzyść części związanej z interakcją z innymi pracownikami.

Onboarding opisany w cyklu PDCA

Na dwóch pierwszych poziomach modelu 70:20:10, onboarding (10) i TWI Instruowanie Pracowników (20) stanowią podstawowe narzędzie przyswajania wiedzy i uczenia się umiejętności przez pracowników. Ostatni poziom rozwoju pracowników (70) związany jest ze zbieraniem doświadczeń poprzez codzienne praktykowanie. W przykładzie jazdy samochodem to ten moment, w którym kierowca otrzymuje prawo jazdy. Teoretycznie potrafi on jeździć, ale przez wiele kolejnych lat zdobywa doświadczenia, które robią z niego lepszego kierowcę. Proces zdobywania doświadczenia przez pracowników wydłuża się każdorazowo, kiedy skracamy czas poświęconych na ich wdrożenie do pracy oraz ich instruktaż. I jest to błędne podejście bo dzięki skuteczności metody TWI IP czas wdrożenia pracownika do pracy można skutecznie zoptymalizować do zaledwie kilku dni (poziomy 10 i 20). Jego praca na procesie i zdobywanie doświadczenia (poziom 70) trwa potem latami. Można to przyrównać do cyklu PDCA, gdzie:

  • Plan to onboarding (10) i instruktaże stanowiskowe (20)
  • Do to zdobywanie doświadczenie (70)
  • Check to weryfikacja wyników produkcyjnych pracownika
  • Act to rotowanie pracownikami

Bazując na naszych doświadczeniach z przemysłu duża część firm stara się możliwie zredukować fazę „Plan”, w której pracownik nie produkują, przeskakując od razu do fazy „Do”. Efektem tego są jednak długie czasy osiągania zakładanej efektywności pracy i straty jakościowe.

Standaryzacja procesu onboardingu pracowników

Onboarding (10), aby był skutecznym programem rozwojowym, powinien być ustrukturyzowane. W firmach borykających się z rotacją pracowników sugerujemy przygotować dedykowaną salę szkoleniową – TWI Room. W takim pokoju należy przygotować narożniki z informacjami o:

  1. Bezpieczeństwie pracy
  2. Jakości wyrobów finalnych
  3. Zasadach doskonalenia pracy – 5S, Kaizen itp.
  4. Instruktażach TWI

Każdy z narożników poza informacjami praktycznymi powinien zawierać gry praktyczne, które wprowadzą uczestników do tematyki każdego obszaru. Nieprzypadkowo instruktaże TWI są ulokowane w ostatnim obszarze. Kończą one cały proces onboardingu i przygotowują pracownika do kontaktu z Instruktorem TWI, którzy będzie go instruował w praktyce (poziom 20) w oparciu o 4-krokową metodę TWI IP i opracowane Instrukcje TWI.

Za prowadzenie onboardingu odpowiedzialny powinien być Trener TWI. Taka osoba kluczowa jest w każdej organizacji, ponieważ poza wprowadzaniem pracowników odpowiedzialna jest za certyfikację Instruktorów TWI oraz weryfikację dokumentów TWI. Trener TWI to praktyk w programie TWI, ale również mentor, coach i nauczyciel.

Podsumowanie

W obliczu obecnego rynku, wiele organizacji zmaga się z wysokim współczynnikiem rotacji. Problem ten jest potęgowany przez długie procesy wdrażania pracowników, co może wpływać na zmniejszone możliwości produkcyjne i problemy z jakością. Dzięki standaryzacji procesów onboardingu i instruktaży stanowiskowych jesteśmy wstanie przyśpieszyć przyswajanie wiedzy działając przy tym zgodnie z opisywanym modelem naukowym 70:20:10. Mając na uwadze fakt, że ludzie najwięcej  uczą się poprzez doświadczenie, zadbajmy o to aby proces ten stał na solidnych fundamentach. Formalne nauczanie zrealizowanege poprzez skuteczny onboarding (10) oraz interakcję z pracownikami realizowaną przez metodę TWI Instruowanie pracowników (20). Tym sposobem jesteśmy pewni, że przeznaczając 70% czasu i pieniędzy na rozwój pracownika poprzez nabieranie doświadczenia, zasoby te są gospodarowane w efektywny sposób.

Autorzy:
Dr Bartosz Misiurek
Kamil Muller

Artykuł opublikowany w czasopiśmie Production Manager numer wydania 5/2018 #17

kmullerOnboarding – Jak zwiększyć efektywność pracy debiutanta?

Related Posts

Take a look at these posts