Video Instruktaż – wprowadzenie
Jak podaje magazyn Polityka, w Polsce może pracować nawet milion osób z Ukrainy. Nasz kraj jest atrakcyjnym miejsce pracy również dla osób z Rumunii, Serbii, Białorusi i innych krajów, w których zarobki i komfort pracy jest niższy niż u nas. Dla Polski jest to zupełnie nowy problem, a formułując trafniej – wyzwanie. Dotąd przyzwyczajeni byliśmy do tego, że to nasi rodacy opuszczali kraj stając się emigrantami zarobkowymi. I pewnie nadal tak jest. Sytuacja jednak zmienia się na froncie imigracji. Firmy decydują się na zatrudniania osób spoza Polski z kilku powodów. Przede wszystkim brakuje u nas rąk do pracy. Polacy również przestają chcieć wykonywać pewne czynności, które są nisko opłacane. Jako konsultant pracowałem dla kilkunastu firm, gdzie zatrudniane były całe zmiany produkcyjne osób z Ukrainy, czy Rumunii. O ile najwyższe kierownictwo tych firm jest zadowolone z tego rozwiązania – pracownicy tacy są tańsi i zmotywowani do pracy, o tyle osoby zarządzające produkcja stają przed nie lada trudnym wyzwaniem – jak efektywnie instruować takich pracowników? To pytanie słyszę co raz częściej. Zawsze pocieszam kierowników i przytaczam przykład, kiedy wdrażałem program Training Within Industry w jednej z niemieckich fabryk. Tam na produkcji było 40 różnych nacji. W jednym tylko zakładzie produkcyjnym! Oczywiście Niemcy są dużo bardziej otwartym krajem na obcokrajowców i do tego o wiele bardzie atrakcyjnym zarobkowo. Niemniej ambicje Polski są takie, aby dościgać kraje rozwinięte. Można więc wnioskować, że liczba obcokrajowców w Polsce będzie się zwiększać, a nie zmniejszać.
Jak obecnie instruuje się pracowników w Polsce i jakie są problemy z instruktażem osób obcojęzycznych?
W Polsce najbardziej popularną metodą prowadzenia instruktażu stanowiskowego jest TWI Instruowanie Pracowników. Można powiedzieć inaczej, albo firma standaryzuje proces instruowania pracowników wg TWI albo nie standaryzuje tego procesu w ogóle, a każdy doświadczony pracownik szkoli według swojego uznania. Metoda TWI IP staje się dla wielu firm podstawą przy tworzeniu instrukcji pracy (zwanych Instrukcjami TWI) i standaryzowaniu sposobu przekazywania wiedzy. W Polsce metodę tą używa już ponad 250 firm produkcyjnych i usługowych. Daleko nam jeszcze do USA, czy Japonii, gdzie program TWI buduje systemy szkoleń stanowiskowych w większości dużych organizacji. Jesteśmy jednak na fali wznoszącej. Jeszcze 10 lat temu w Polsce można byłoby policzyć na placach jednej dłoni firmy, które stosują program TWI. Dzisiaj mamy Polskie Stowarzyszenie Praktyków TWI (www.twi.org.pl), które zrzesza kilkadziesiąt osób z przemysłu. Program TWI rozwija wśród liderów umiejętności zarządcze m.in. w zakresie uczenia pracowników. Dlaczego to takie ważne? Bo jakość instruktażu w znaczący sposób przekłada się na osiąganie kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI). Łatwo to wykazać. Czy brak jakościowy, wypadek, awaria maszyny mogą być spowodowane przez błąd ludzki? Oczywiście, że tak! Tak jest zazwyczaj. Co jest przyczyną źródłową błędu ludzkiego? Można te przyczyny sprowadzić do trzech elementów (Rys. 1).
Rys. 1. Przyczyny źródłowe błędów ludzkich
Wszystkie przyczyny źródłowe błędów ludzkich są ściśle powiązane z zarządzaniem i organizacją pracy. Metoda TWI IP zorientowana jest na eliminację dwóch z trzech przyczyn źródłowych błędów ludzkich: braku albo złego procesu uczenia i braku nadzorowania. Metoda TWI IP opiera się na pokazywaniu i omawianiu pracy dzieląc ją przy tym na: główne kroki, wskazówki i przyczyny występowania wskazówek. I tu pojawia się problem przy jej zastosowaniu do uczenia pracowników obcojęzycznych. Jak omówić nowemu pracownikowi główne kroki, kiedy nie zna on języka polskiego? To pytania ostatnim czasy otrzymuje bardzo często. Jak firmy obecnie radzą sobie z tym problemem? W Tabeli 1 zestawiłem sposoby instruktażu pracowników obcojęzycznych w naszych fabrykach. Zestawienie powstało na podstawie obserwacji z blisko 20 fabryk, gdzie zatrudniane są osoby obcojęzyczne.
Tabela 1. Sposoby instruowania pracowników obcojęzycznych w polskich fabrykach
| Sposoby instruowania pracowników obcojęzycznych | Problemy w przyjętym sposobie instruowania |
| Zatrudnianie tłumacza | Tłumacz na bieżąco przekłada wypowiedź Instruktora polskojęzycznego. W ten sposób szkolenie jednak znacząco się wydłuża, bo następuje uciążliwa komunikacja na linii Instruktor – Tłumacz – Uczeń. Jest to przy tym rozwiązanie kosztowne. Innym problemem jest to, że przy instruktażu stanowiskowym pojawiają się trudne techniczne słowa z którymi nawet doświadczony Tłumacz może mieć problem. |
| Uczenie na „migi” | Ta metoda polega na powolnym pokazywaniu pracy przez Instruktora polskojęzycznego. Problemem tej metody jest to, że nie można podkreślić najważniejszych wskazówek związanych z trikami w pracy. Przy takim instruktażu uczeń musi dochodzić do pełnej efektywności przez bardzo długi okres czasu. |
| Nauczenie wybranego pracownika obcojęzycznego podstaw języka polskiego | Założenie jest takie, że osoba ta będzie instruować innych pracowników obcojęzycznych. Problemem jest to, że nawet jeżeli taka osoba nauczy się języka polskiego, to nie będzie w stanie nauczyć się wykonywać wszystkich operacji w krótkim okresie czasu. Jej praca zacznie się sprowadzać do roli Tłumacza. Ponadto opieranie całego systemu szkoleń na jednej czy dwóch osobach jest ryzykownym rozwiązaniem. |
Co raz częściej w fabrykach, dla których pracuję, słyszę opinie: „Albo znajdziemy sposób instruowania pracowników obcojęzycznych albo to się przestanie opłacać”. Zły instruktaż ma wpływ na występowanie błędów ludzkich, a te są przyczyną obniżenia wskaźników KPI. Błędy ludzkie w tej sytuacji nie są winą pracowników obcojęzycznych, a braku efektywnego sposobu ich wdrażania do pracy. W praktyce braku pomysłu na to jak to robić.
Słysząc wielokrotnie na produkcji ten problem podjąłem się próby opracowania rozwiązania. Zanim je opisałem na potrzeby tego artykułu, poddałem je weryfikacji w przemyśle. Konsultowałem je również z praktykami TWI z Niemiec, Włoch i USA. Z osobami, które mają o wiele większe doświadczenia w zatrudnianiu osób obcojęzycznych niż my Polacy. Wszyscy przychylnie spojrzeli na to rozwiązanie.
Video Instruktaż
Program TWI powstał podczas II Wojny Światowej. Wówczas migracje ludzi nie były tak powszechne jak obecnie. Głównie dlatego, że transport był o wiele bardziej utrudniony. Dzisiaj sytuacja jest zgoła odwrotna. Ludzie w większości bez problemu są w stanie zmienić miejsce swojego zamieszkania. W wyniku tego powstają takie problemy, jak te z instruktażem pracowników obcojęzycznych. Dlatego program TWI należy dostosować do obecnych wymagań i wyzwań. Moje rozwiązanie ma przenieść program TWI w świat multimedialny. Wymaga to jednak modyfikacji metody instruowania. Nowy sposób instruowania pracowników nazwałem Video Instruktaż (ang. Video Job Instruction). Wszystkie materiały (filmy, instrukcje itp.) używane podczas instruktażu powinny być przygotowane w języku ojczystym dla oglądających. Metoda Video Instruktaż składa się z 5 kroków:
- Prezentacja filmu instruktażowego – TWI Video Instruktaż
- Przekazanie Instrukcji TWI szkolonym pracownikom
- Prezentacja filmu przypominającego – TWI Video Instrukcja
- Wykonanie pracy na produkcji przez osoby szkolone pod nadzorem Instruktora polskojęzycznego
- Nadzorowanie pracowników obcojęzycznych
1. Prezentacja filmu instruktażowego – Video Instruktaż
Metoda Video Instruktaż rozpoczyna się od zaprezentowania wykonywania operacji poprzez film instruktażowy. Sama prezentacja operacji na filmie odbywa się w oparciu o metodę TWI IP. Jest to trening oparty o najlepsze praktyki szkoleniowe z wykorzystaniem narzędzi multimedialnych (tabela 2).
Tabela 2. Budowa filmu instruktażowego – TWI Video Instruktaż
| Główne Kroki | Wskazówki |
| 1.Przygotuj osobę | 1. Prezentacja pracy pracę
2. Zianteresowanie oglądających pracą (jej istotność, przeznaczenie itp.) |
| 2.Zaprezentuj operację | 1. Prezentacja 1. Przedstawienie każdego głównego kroku
2. Prezentacja 2. Przedstawienie każdego głównego kroku i wskazówek 3. Prezentacja 3. Przedstawienie każdego głównego kroku, wskazówek oraz przyczyn występowania wskazówek 4. Przedstawienie kompletnego Arkusz Podziału Pracy |
Przedstawiając wskazówki na filmie instruktażowym należy „zamrozić” obraz i podpisać daną wskazówkę w języku ojczystym osób oglądających film. To bardzo ułatwi zrozumienie punktów kluczowych. Przykładowy film TWI Video Instruktaż w języku polskim można obejrzeć na naszym kanale You Tube (leantrix.com) oraz poniżej.
Na filmie zaprezentowany jest Video Instruktaż z operacji wiązania węzła zabezpieczającego. Jest to oryginalny przykład używany do uczenia liderów z zakresu programu TWI w USA podczas II Wojny Światowej. Nagranie filmu zajęło nam 10 minut, a jego montaż kolejnych 30 minut. Nagrywając film pamiętaj o perspektywie – musi być nagrany tak, jak operację widzi Instruktor albo operator.
2. Przekazanie Instrukcji TWI szkolonym pracownikom
Ten etap następuje po obejrzenie filmu instruktażowego – TWI Video Instruktaż. Pracownikowi przekazana jest Instrukcja TWI. Instrukcja TWI to podział operacji wykonywanej przez operatora na:
- główne kroki – co robimy?,
- wskazówki – jak to robimy?,
- przyczyny występowania wskazówek – dlaczego dane wskazówki robimy tak, a nie inaczej?.
Instrukcja TWI zawiera również zdjęcia, które obrazują wskazówki w pracy. Instrukcja TWI jest rozwinięciem Arkusza Podziału Pracy, który zaprezentowany był na końcu TWI Video Instruktażu (krok 1 metody Video Job Instruction). Zapisana operacja na Instrukcji TWI będzie znana nowym pracownikom, ponieważ ten sam podział pracy widzieli oni na filmie podczas oglądania TWI Video Instruktażu. Instrukcja TWI przekazana osobom szkolonym powinna być w ich języku ojczystym. Warto na tym etapie dać osobom szkolonym około 10 minut na dokładne przeczytanie Instrukcji TWI i na przypomnienie oraz ułożenie sobie w głowie wszystkich głównych kroków, wskazówek i przyczyn występowania wskazówek.
Schemat tworzenie Instrukcji TWI został przedstawiony w artykule, który możesz przeczytać tutaj. Jest tam również przedstawiona Instrukcja TWI dla operacji wiązania węzła zabezpieczającego wykonana w systemie LeanTrix.
3. Prezentacja filmu przypominającego – TWI Video Instrukcja
TWI Video Instrukcja różni się od metody TWI Video Instruktaż tym, że ta pierwsza zawiera wyłącznie trzecią prezentację instruktora z głównymi krokami, wskazówki i przyczynami występowania wskazówek. Celem metody TWI Video Instruktaż jest uczenie pracowników – są tam zawarte aż 3 prezentacje. Celem TWI Video Instrukcji jest ułożenie sobie wiedzy i przypomnienie najważniejszych punktów kluczowych w operacji. TWI Video Instrukcję pracownik powinien oglądać z Instrukcją TWI w ręce zanim pójdzie na rzeczywisty obszar produkcyjny. Tak, aby ułożyć sobie całą wiedzę w głowie.
TWI Video Instrukcje możesz obejrzeć również na naszym kanale na YouTube (leantrix.com) oraz poniżej.
4. Wykonanie pracy na produkcji przez osoby szkolone pod nadzorem Instruktora polskojęzycznego
Na tym etapie osoby mają dużą wiedzę o operacji. Znają główne kroki, wskazówki i przyczyny występowania wskazówek. W ręce mają Instrukcję TWI. Na hali produkcyjnej Instruktor polskojęzyczny powinien najpierw pokazać pracownikom operację podkreślając gestami kolejne główne kroki i wskazówki w pracy. Potem powinien poprosić każdą ze szkolonych osób o wykonanie pracy i podkreślanie gestami, który główny krok i którą wskazówkę wykonują. Instruktor polskojęzyczny powinien mieć Instrukcje TWI w języku polskim. W razie jakichkolwiek wątpliwości Instruktor polskojęzyczny powinien odnieść się do Instrukcji TWI oraz ewentualnie powrócić do TWI Video Instrukcji. Instrukcja TWI podczas instruktażu staje się narzędziem komunikacyjnym pomiędzy Instruktorem polskojęzycznym a pracownikiem obcojęzycznym.
5. Nadzorowanie pracowników obcojęzycznych
Na tym etapie Instruktor polskojęzyczny powinien mieć przygotowany krótki standardowy list w języku ojczystym dla osób szkolonych, który objaśnia jak wygląda proces nadzorowania. Ten proces powinien sprowadzać się do oglądania cyklu pracy wykonywanego przez osobę szkoloną. Instruktor polskojęzyczny powinien posiłkować się również Instrukcją TWI w języku polski i w języku ojczystym dla ucznia.
Podsumowanie
Na pierwszy rzut oka wydawać się może, że tworzenie filmów instruktażowych to bardzo długi proces. To nie prawda. Na rynku istnieje szereg programów, które umożliwiają wykonanie takich filmów w bardzo krótkim odstępie czasu. Programy te są przy tym bardzo intuicyjne. Zawsze jednak takie działania zabierają czas. Z drugiej jednak strony polskie firmy chcą oszczędzać pieniądze zatrudniając osoby z zagranicy. Takie rozwiązania zawsze mają drugą stronę medalu. Bez odpowiedniego instruktażu pracowników obcojęzycznych rezultatem będą ich błędy, a w konsekwencji obniżenie się wszystkich wskaźników KPI w firmie. Każde przedsięwzięcie jest dobre, kiedy spełnia trzy główne kryteria: krótki czas realizacji, dobrą jakość i niski koszt. Zatrudniając osoby z zagranicy z pewnością firmy osiągają mniejsze koszty. Żeby utrzymać jakość i terminowość niezbędna jest jednak inwestycja w działania organizacyjne. Metoda Video Instruktaż wydaje się być rozwiązaniem, które może wspomóc fabryki w efektywnym wdrażaniu osób obcojęzycznych.
Metoda Video Instruktaż została zweryfikowana w przemyśle. Ułatwia ona instruktaż obcojęzycznych pracowników. Jeżeli nie jesteś do końca przekonany to spróbuj nauczyć się jak wiązać węzeł zabezpieczający wykorzystując filmy instruktażowe na naszym kanale You Tube i metodę Video Job Instruction, którą przedstawiłem w tym artykule. Jesteś w stanie przejść 3 pierwsze kroki tej metody. Powinno być to wystarczające, aby poczuć jak efektywny jest to sposób instruktażu pracowników.
Autor: Dr inż. Bartosz Misiurek, CEO w LeanTrix sp. z o.o.
Artykuł opublikowany w magazynie Production Manager
Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.
