Toyota KATA

TOYOTA KATA – czym jest?

Toyota Kata to niewidoczne, codzienne, spójne wzorce myślenia i zachowania ludzi, na których opierają się praktyki systemu produkcyjnego Toyoty oraz jej sukces komercyjny i intelektualny. Rutyny te zostały opisane przez Mike’a Rothera w książce „Toyota Kata, zarządzanie ludźmi w celu doskonalenia, zdobywania umiejętności adaptacji oraz osiągania ponadprzeciętnych wyników”.

Toyota Kata, a Rewolucja 4.0

Słowo kata pochodzi z języka japońskiego i najczęściej kojarzone jest z wzorcami zachowania i standardową sekwencją ruchów wykonywaną w sztukach walki. Inne znaczenia, które stanowią analogię do sposobów zarządzania w Toyocie to: „metoda szkolenia” (nauki) oraz „sposób utrzymania dwóch rzeczy w linii (synchronizacja)”. Ostatnia definicja wskazuje, że kata jest metodą, dzięki której, pomimo niekontrolowanej rzeczywistości VUCA, Toyota Kata utrzymuje harmonię własnej organizacji z dynamicznym otoczeniem i jest skuteczną odpowiedzią na wyzwania rewolucji 4.0

Bądź surowy dla procesu, ale łagodny dla ludzi

Toyota

Toyota Kata: ważne założenia wstępne

Podstawowym zadaniem menedżerów i liderów jest ciągłe zwiększanie zdolności doskonalenia u ludzi, którzy następnie doskonalą procesy, wzmacniając w ten sposób firmę. Ważne jest w tym podejście do porażek: dzięki  wykorzystaniu ich do nauki i rozwoju, następuje naturalne przesuniecie uwagi z jednostki na proces.

W praktykowaniu, kluczowa jest koncentracja na procesie, bez szukania winnych w pracownikach oraz trzymanie się poniższych założeń:

  • Ludzie dają z siebie wszystko,
  • Problem wynika z systemu. Wystąpiłby również wtedy, kiedy w tym samym miejscu pracowałby ktoś inny
  • Wszystko ma swoją przyczynę. Należy pracować razem aby ją zrozumieć.

Kata doskonalenia i coachingu

Adaptacja do specyfiki środowiska biznesowego, jest realizowana przy zastosowaniu dwóch spójnych wzorców : Kata Doskonalenia i Kata Coachingu.

Kata Doskonalenia jest codzienną rutyną, modelem mentalnym, dzięki któremu Toyota  rozwiązuje problemy, realizuje wyzwania oraz uczy naukowego podejścia. Pokonywanie przeszkód na tej drodze, jest bardzo ważne, ponieważ dojście do celu nie jest całkowicie jasne (tzw. „mglista strefa”), wymagając tym samym  eksperymentowania (przy użyciu naukowego cyklu PDCA, stosowanego w każdej metodzie TWI). Po sformułowaniu hipotez zawsze następuje ich testowanie za pomocą informacji uzyskanych z bezpośrednich obserwacji podczas pracy. W praktyce, po określeniu warunku docelowego (wyzwania) i stworzeniu planu, kładzie się nacisk na tzw. każdy „kolejny krok”, wyciągając wnioski z kroku poprzedniego. Do warunku docelowego dąży się małymi szybkimi krokami, z tym „co masz pod ręką” (zgoda na prowizoryczność), ucząc się i wprowadzając po drodze odpowiednie korekty.

Kata Coachingu jest z kolei wzorcem definiującym sposób, w jaki przełożony powinien właściwie kształtować u podwładnych sposób myślenia i działania niezbędny w procesie doskonalenia. Jej celem jest zatem nauczenie kata doskonalenia oraz wdrożenie i utrwalenie jej w organizacji. Odbywa się to w codziennym dialogu (relacji): nauczyciel – uczeń. Nauczyciel prowadzi ucznia przez kata w taki sposób, aby uczeń sam poprzez własne refleksje i spostrzeżenia, nauczył się właściwych, wzorców myślenia i działania wydobywając i kształtując zdolność do rozwiązywania problemów i tworzenia usprawnień. Metoda ta polega bowiem na uczeniu standaryzowanych środków pozwalających na rozumienie istoty sytuacji i udzielaniu naukowych odpowiedzi (zamiast opartych na intuicji). Dzięki opanowaniu kata i dążenie do warunku docelowego poprzez iteracyjne uczenie się, ludzie wykształcają umiejętność radzenia sobie z niepewnością, uzyskują poczucie pewności, bezpieczeństwa i komfortu pracy. Za podjęcie działań odpowiada uczeń, za wyniki nauczyciel. Mentor jednak nie może podawać rozwiązań. Poprzez codzienne powtarzanie kata staje się „drugą naturą” i ma charakter automatyczny i refleksyjny. Opanowanie wzorca kata doskonalenia upraszcza pracę menedżera (lidera), ponieważ nie musi on znać rozwiązań.

Kata tworzy know – how, kluczowe nawyki oraz kulturę organizacyjną

Wiedza (jako know – how), jest jedynym zasobem konkurencyjnym we współczesnej gospodarce. Wdrażana jest i upowszechnia się w produktach i usługach oraz w systemach firmy. Efektywne  kreowanie wiedzy w organizacji wymaga przede wszystkim tworzenia umiejętności i modeli mentalnych (czyli wiedzy ukrytej) na poziomie jednostki, a następnie jej socjalizacja.

Toyota Kata jest skuteczną praktyką przekazywania umiejętności z mistrza na ucznia i składa się z 3 etapów : Shu-Ha-Ri. (w psychologii poznawczej proces ten nazywa się „nabywaniem umiejętności” lub „nabywaniem wiedzy proceduralnej” a fazom Shu-Ha-Ri odpowiadają etapy : deklaratywny – kompilacyjny – proceduralny).

Codzienne praktykowanie kata pozwala rozwinąć umiejętności i daje doskonały efekt, po przejściu przez cały proces Shu-Ha-Ri. Korzyści (i przewagi) daje dopiero etap RI (proceduralizacja), kiedy powstaje nowa zautomatyzowana umiejętność (nawyk), którą pracownik sam potrafi doskonalić (przy wsparciu coacha). Niestety większość zachodnich firm poprzestaje co najwyżej na drugim etapie (Ha), kiedy uczeń zaczyna prawidłowo wykonywać nowy standard. A to nie jest jeszcze know-how ani nawyk. Poprzez dalsze  powtarzanie można automatyzować nawet bardzo trudne i złożone czynności. Nawyki w zachowaniu są rzeczą wartościową również dlatego, że oszczędzają zasoby uwagi (i energii), które można wykorzystać do rozwiązywania innych problemów. Przez wytrenowanie, procesy te są bardzo szybkie i dają możliwość pracy w trybie równoległym. Ma to kolosalne znaczenie w kontekście doskonalenia pracy i oczekiwania od pracowników innowacyjnych pomysłów. Im więcej wzorców zachowań zostanie przekształcone w nawyki, tym więcej możliwości i zasobów na doskonalenie.

Aby rozwinąć nowe umiejętności (nawyki) konieczne są 4 składniki (warunki) : codzienne praktykowanie Kata, konstruktywna informacja zwrotna dotycząca jakości dotychczasowych działań oraz dążenie do mistrzostwa i związana z tym świadomość codziennych postępów.

W firmie nawyki mają szczególną rolę, ponieważ z powtarzanych zachowań ludzi, tworzy się kultura organizacyjna. Jesteśmy tym, czym są nasze nawyki jako ludzie i jako organizacje.

Kata jako zwinne metodyki (agile) wdrażania zmian.

Kata wymaga eksperymentowania w szybkich cyklach (krokach), dopuszczając prowizoryczność rozwiązań, ponieważ obalone hipotezy (problemy, nieoczekiwane wyniki), pokazują drogę naprzód. Zatem, im jest ich więcej, tym lepiej. Kata to praca wszystkich pracowników nad rzeczywistymi zagadnieniami, w rzeczywistych procesach, które stanowią aktualne wyzwanie. Każdy pracownik jest zaangażowany w poszukiwanie rozwiązań i doskonalenie spełniając podstawowe warunki efektywnej implementacji zmian.

Praktyka, która nigdy się nie kończy

Rozwój umiejętności i wzorców zachowań jest niekończącym się procesem i stanowi o sile organizacji. Ciągłym wyzwaniem praktykowania kata, jest dążenie do mistrzostwa i perfekcji oraz doskonalenia produktów lub procesów. Kata to również najskuteczniejszy sposób  adaptacji do zmieniającego się otoczenia, które nie zna status quo.

LeanTrix

Zastanawiasz się, czy standaryzacja pracy działa w Twojej firmie? Wypełnij ankietę, a otrzymasz pełny raport.

Oceń swój proces standaryzacji!
tomekbO Kata