Możemy powiedzieć że efektywne szkolenia to klucz do sukcesu TPM. Efektywne czyli jakie. Każda firma w odniesieniu do swojej specyfiku będzie układała swój program szkoleniowy TPM AM. Jedno jest pewne. To pracownicy Utrzymania Ruchu są w tym przypadku mentorami pracowników produkcji. Ale specjalista nie znaczy osoba potrafiąca przeprowadzić właściwy instruktaż. Cel jest jeden. Po zakończonej akcji TPM AM urządzenie musi zostać uruchomione. Niestety wielokrotnie na początku zaczynamy od awarii. Przeciwnicy systemu TPM od razu ripostują że urządzania są zbyt skomplikowane aby operatorzy bez specjalistycznej wiedzy mogli je bezpiecznie rozkręcić i skręcić. Nic bardziej błędnego. Można pracowników świetnie wyszkolić nawet bez specjalistycznej wiedzy. Potrzebujemy do tego celu dwóch rzeczy:
- Instruktażu TWI
- Instrukcji jednopunktowych tzw. OPL
Technika TWI – z angielskiego Training Within Industry. Paradoksalnie rzecz nie nowa pojawiła się jeszcze zanim ktokolwiek myślał o Lean. Program powstał w 1940 roku. Powołanie projektu TWI – było odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na fachowców w sektorze zbrojeniowym. Wszyscy specjaliści pojechali na wojnę. Przemysł zbrojeniowy zdominowały kobiety. Jak zatem z gospodyni domowej, w krótkim czasie stworzyć wykwalifikowanego pracownika.? Oczywiście nie ma sposobu na cudowne wtłoczenie do głowy całego pakietu doświadczenia jaki ma pracownik pracujący od lat, ale może są jakieś sposoby, aby w krótkim czasie nauczyć prawidłowego wykonywania wieloskładnikowych czynności.? Odpowiedzią był cały trening TWI. Jak to zrobiono oto cytat z oryginału:
„wsparcie przemysłu obronnego , w program który ,ma sprostać potrzebom personalnym poprzez szkolenie pracowników dzięki czemu można w pełni wykorzystać jego indywidualne umiejętności”.
Program TWI był absolutnym hitem w amerykańskich fabrykach. Na tyle skutecznym , że stał się jednym z filarów amerykańskiego programu Marshal’a dla ratowania japońskiej gospodarki. TWI stało się podstawową praktyką szkoleniową w japońskich fabrykach. Długo po tym pojawił się Toyota Production System. Chyba nie trzeba już nikogo przekonywać że tan sposób szkolenia jest skuteczny. Program składa się z trzech części :
- IP – instruowanie pracowników– technika której najbardziej potrzebowano ze względu na straty fachowców
- RP – relacje z pracownikami – nowy aspekt relacji międzyludzkich bazujący na humanizmie i środowisku przemysłowym
- MP – doskonalenie metod pracy – przecież to czysty Kaizen !
Po rozkwicie takich technik jak Lean Managment, Kultura Kaizen TWI poszło w zapomnienie. Aż do 2001 gdzie GE na nowo odkryło wartość tego programu.
I te właśnie składowe należy zastosować do efektywnego szkolenia dla każdej ważnej czynności w ramach TPM AM. Poniżej omówimy każdy z bloków.
Po pierwsze małe porównanie :
| Pryncypia KAIZEN | TWI |
|---|---|
| Standaryzuj prace | Instruowanie Pracowników |
| Przeprowadź szkolenie i upewnij się że pracownicy wykonują pracę zgodnie ze standardem | Instruowanie Pracowników |
| Doskonal stan obecny | Doskonalenie metod pracy |
| Reaguj na odstępstwa | Doskonalenie metod pracy |
| Stwórz dobrą atmosferę | Relacje z pracownikami |
Jak powiedział J Liker „„aby nauczyć metod inżynierii przemysłowej należy je stosować na stanowisku pracy, a praca standaryzowana powinna być wynikiem wspólnej pracy przełożonego i pracownika „ – The Toyota Way. Dla programu szkoleniowego na potrzeby TPM AM skupiamy się na pierwszym bloku – IP Instruowanie pracowników. Składa się z czterech kroków. Każdy tak samo ważny żadnego z nich nie można pominąć .
Krok 1 Przygotuj ucznia :
- Stwórz Przyjazną atmosferę do wykonania treningu – dobre nastawienie ucznia do wykonywanych zadań kluczem do sukcesu. Rozluźnij ucznia i skup jego uwagę na nauce. Najbardziej nieefektywne metody to tylko pokazywanie – tzw”patrz mi na ręce” i jednakowo nieefektywna „omawianie wykonania czynności”. Może się wydać to oczywiste, że należy i omawiać i pokazywać, ale jeśli by tak było to każde szkolenie z zakresu wykonywania danej czynności byłby sukcesem .A tak niestety nie jest. Wniosek : albo pokazujemy, albo omawiamy. Bardzo rzadko jedno i drugie w tym samym czasie. Proste? Bardzo, skuteczne też. Pamiętajmy że w kontekście TPM ludzie mają doczynienia z takimi obszarami maszyny których na co dzień nie obsługują. Może to być dla nich kompletnie obce. Boją się . Dobry szkoleniowiec oswoi pracownika z nieznanym.
- Określ pracę – powiedź czego będzie dotyczyło szkolenie, czego pracownik może się nauczyć, brak informacji może doprowadzić do niezwrócenia uwagi co do istotnych kwestii instruktarzu. Szczególnie jest to ważne w kontekście czynności TPM AM . Np. szkolenie będzie dotyczyło kolejnych czynności przy czyszczeniu, montowaniu filtra w tej maszynie.
- Dowiedz się co uczeń już potrafi – może robił już coś podobnego, może ma zainteresowania związane z pracą jaką chcemy go nauczyć. To bardzo ważny etap, bo już na tym etapie „złapiemy wspólny język”. Wykorzystajmy to, dostosujmy tempo instruowania w zależności od wiedzy i doświadczenia szkolonego. Zwiększamy jego poczucie bezpieczeństwa
- Zainteresuj ucznia tym czego go będziesz uczył – Instruowanie pracowników ma na celu pokazanie jak świadomie wykonywać pracę. Wskazujemy na wagę poprawnego wykonywania czynności, odpowiadamy na pytanie Po Co?/ Dlaczego to co ja robię jest ważne, jaki ma wpływ na system. Wdrażając TPM AM ciągle podkreślamy jak ważne jest prawidłowe wykonanie czynności. Szukamy usterek , ale maszyna po czyszczeniu jest sprawna i poprawnie skręcona.
- Ustaw ucznia w odpowiedniej pozycji – Upewnij się, że pracownik stoi w takim miejscu że dokładnie widzi to co chcesz mu pokazać, i doskonale słyszy to co mu chce powiedzieć. Nic gorszego jak szkolący mamroczący coś do siebie, zasłaniający całość pokazu. Dlatego we wczesnych fazach wdrażania TWI przy TPM AM dobrze gdy ktoś nas obserwuje i daje informację zwrotną jak przebiegało szkolenie z pozycji uczącego się.
Pamiętajmy, że na tym etapie najważniejsze ,aby ludzie wiedzieli po co wykonują dane czynności czyszczące. Nie po to żeby było czyste!!!! Ale po to aby dokonać inspekcji części maszyny, wymienić zużyte materiały eksploatacyjne ( np. filtry), skontrolować stan oleju, dolać oleju. Ale cały czas mamy w tyle głowy odpowiedz ma pytanie po co ?
Krok 2 – zaprezentuj czynność
Na Potrzeby naszego przykładu załóżmy że wykonujemy szkolenie z zakresu czyszczenia filtra i wymiany tkaniny filtrującej. Na tym etapie szkolenia przechodzimy od fazy przygotowawczej do wykonawczej. Od tej chwili instruktor dokładnie i szczegółowo demonstruje pracownikowi wykonanie czynności czyszczącej. Całość operacji dzielimy na poszczególne główne kroki. Każdy z kroków zawiera niezbędna wskazówkę która umożliwia wykonanie czynności szybciej, lepiej niezawodniej. Np. Po wykręceniu wszystkich mocujących śrub należy przekręcić obudowę filtra odwrotnie do wskazówek zegara i pociągnąć do siebie. Spowoduje to rozszczelnienie układu i łatwiejszy demontaż. Wskazówki to tzw. dobre praktyki które wypracowują sobie pracownicy z doświadczeniem. Jedni się tym dzielą inni nie. Zależy nam żeby promować i wykorzystywać takie działania jako dobre praktyki. Każda wskazówka pomaga zapamiętać kolejność czynności i uświadamia po co to robimy w danej kolejności. Dobrze wykonanie działanie na tym etapie powoduje że Lekcja Jednopunktowa OPL jest tylko „ściągawką” Poniżej kilka bardzo ważnych szczegółów technicznych wykonania takiego warsztatu. :
Omów, zademonstruj i zilustruj jeden GŁÓWNY krok
- Podaj ile będzie głównych kroków np. czyszczenie filtra składa się z 5 kroków, zatrzymanie maszyny to 5 kroków
- Mówisz, pokazujesz ilustrujesz szczegóły ( za pomocą wykresów, rysunków itp.)
- Mów powoli i zrozumiale
- Miej stale kontakt wzrokowy z szkolonym
- W trakcie pytaj pracownika czy rozumie to co jest wykonywane
- Całość prowadzimy zgodnie z Instrukcją Jednopunktową ( OPL)
Wykonaj pracę ponownie podkreślając każdą wskazówkę
- Jeden raz nie wystarczy dla demonstracji, powtarzając uczymy
- Powtarzając szkolny ma już obraz całości. Może skoncentrować się na szczegółach
Teraz artykułujemy wskazówki – łatwiej zostaną zapamiętane bo uczestnik kojarzy jakie mają być następne kroki. Znajomość wskazówek powoduje że pracownik od razu staje się doświadczony, czerpie z dobrych praktyk „patentów „ innych. Na koniec tego etapu kilka rad praktycznych. Instruuj :jasno dokładnie, cierpliwie. Pamiętaj aby nie podawać za dużo informacji jednorazowo – nikt tego nie spamięta. Stopniuj wskazówki , wiele razy powtarzaj wykonanie pracy i jej wskazówki. Osoba szkoląca ma bardzo trudne zadanie. Dobrze przeprowadzony trening na tym etapie eliminuje problemy z prawidłowym wykonaniem na przyszłość. Dlatego szkolący również musi być dobrze przygotowany. W tym przypadku w znakomity sposób pomoże mu Arkusz kontrolny. Poniżej przykład.
Arkusz kontrolny
| GŁÓWNE KROKI | WSKAZÓWKI |
|---|---|
| Logiczny ciąg czynności jakie należy wykonać, jedno wynika z drugiego | Wszystko co może w danym kroku:
|
Do tej pory określiliśmy jak przygotować osobę która będzie się szkolić i jak skutecznie przeprowadzić sam instruktarz. Nie jest to jeszcze koniec naszego działania. Musimy jeszcze sprawdzić czy uczeń rozumie instruktaż i potrafi już wykonać poprawnie czynność, bez pomocy trenera. Zagadnienia te będziemy poruszali w następnym artykule tego cyklu. Może się wydać, że zbyt dużo uwagi poświęcamy sposobom przeprowadzenia szkoleń. Jednakże jest to najważniejszy element za pomocą którego możemy TPM wdrożyć i doskonalić.
Autor:
Dorota Bieniek
DIR Consulting
Jestem popularyzatorem Lean Management oraz programu Training Within Industry. Jestem praktykiem. Współtworzę wiele startupów. Od 2015 roku jestem CEO w Leantrix - czołowej firmie z zakresu konsultingu Lean w Polsce, która począwszy od 2024 roku organizuje jedną z największych konferencji poświęconych szczupłemu zarządzaniu w Polsce - Lean TWI Summit. Od 2019 roku jestem CEO w firmie Do Lean IT OU zarejestrowanej w Estonii, która tworzy software etwi.io używany przez kilkadziesiąt firm produkcyjnych i usługowych w Europie i USA.
