Dlaczego taka usługa jest potrzebna?
Audyt prawa pracy to niezależna, szczegółowa weryfikacja dokumentacji kadrowo-płacowej oraz procedur HR w firmie pod kątem ich zgodności z polskimi przepisami. Nie ograniczamy się do sprawdzenia segregatorów. Porównujemy wymagania prawa, wewnętrzne regulacje, przebieg procesów oraz rzeczywistą praktykę menedżerów, HR, kadr i płac.
Dzięki temu organizacja otrzymuje nie tylko listę braków, lecz także ocenę ryzyka, przyczyny problemów i możliwy do wykonania plan naprawczy. Więcej o naszym podejściu do prawa pracy w organizacjach.
Kiedy warto przeprowadzić audyt?
- przed kontrolą, zmianą organizacyjną, przejęciem lub szybkim wzrostem zatrudnienia,
- po zmianach przepisów, systemu kadrowo-płacowego albo dostawcy usług HR,
- gdy rośnie liczba sporów, korekt płacowych, nadgodzin lub skarg pracowników,
- gdy procedury istnieją, ale są różnie stosowane w działach, oddziałach lub spółkach,
- gdy zarząd potrzebuje obiektywnej informacji o poziomie zgodności i najpilniejszych ryzykach.
Co może obejmować audyt prawa pracy?
- rekrutację, podstawy zatrudnienia, umowy, informacje dla pracowników i zmiany warunków pracy,
- akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą, zakresy obowiązków oraz obieg dokumentów,
- czas pracy, harmonogramy, nadgodziny, przerwy, odpoczynki, urlopy i nieobecności,
- naliczanie wynagrodzeń, dodatków, potrąceń, świadczeń oraz zgodność danych czasu pracy z listą płac,
- pracę zdalną i hybrydową, BHP, badania profilaktyczne oraz szkolenia,
- równe traktowanie, przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi, zgłoszenia naruszeń oraz ochronę danych,
- regulaminy, procedury HR, odpowiedzialność porządkową i rozwiązywanie stosunku pracy,
- legalność zatrudnienia cudzoziemców oraz ryzyka umów cywilnoprawnych i B2B – jeżeli występują.
Zakres zawsze dopasowujemy do wielkości firmy, branży, modelu zatrudnienia i profilu ryzyka. Badamy wybrane próby, a obszary wysokiego ryzyka możemy objąć weryfikacją rozszerzoną.
Jaka jest nasza rola?
Prawo i proces w jednym zespole
Usługę realizujemy wspólnie z LegalEssence, z udziałem Marceliny Przykazy – prawniczki i psycholożki specjalizującej się w systemowych rozwiązaniach z zakresu prawa pracy i psychologii pracy. LegalEssence wnosi analizę prawną oraz perspektywę relacji w miejscu pracy, a LeanTrix mapowanie procesów, standaryzację, zarządzanie zmianą i wdrożenie PDCA.
Takie połączenie sprawia, że audyt prawa pracy nie kończy się na opinii. Rekomendacje zamieniamy na konkretne standardy działania HR i menedżerów, mechanizmy kontroli oraz plan wdrożenia.
Co otrzymuje organizacja?
- raport zarządczy z podsumowaniem najważniejszych ekspozycji,
- macierz wymagań, dowodów, luk i poziomu ryzyka,
- listę quick wins oraz działań systemowych,
- plan naprawczy z właścicielami, terminami i kryteriami zamknięcia,
- rekomendacje zmian w dokumentach, procedurach, systemach i odpowiedzialnościach,
- warsztat wynikowy dla zarządu oraz wsparcie wdrożeniowe i re-audyt – zgodnie z zakresem projektu.
Audyt jest diagnozą zgodności w uzgodnionym zakresie. Nie jest kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy ani gwarancją wyniku postępowania przed organem lub sądem; indywidualne spory i decyzje mogą wymagać odrębnej analizy prawnej.
Garść faktów
Wsparcie wdrożeniowe
Wsparcie realizujemy w oparciu o proces Kata, co pozwala dostosować nasze działania do specyfiki Twojej organizacji, uwzględniając wspólnie wyznaczone cele. Proces Kata składa się z czterech kluczowych elementów, które umożliwiają efektywną realizację założeń.
Działamy wg PDCA
P
PLAN
Zakres, kryteria i mapa ryzyka
Audyt prawa pracy rozpoczynamy od spotkania otwierającego z zarządem, HR, kadrami i płacami. Ustalamy cele, jednostki organizacyjne, grupy pracowników, okres badania, sposób doboru próby oraz zasady poufnego dostępu do danych.
- tworzymy macierz wymagań na podstawie aktualnych przepisów i regulacji wewnętrznych,
- mapujemy cykl zatrudnienia od rekrutacji i onboardingu po zmianę warunków i zakończenie współpracy,
- wskazujemy obszary szczególnie narażone na błąd, zaległość lub niespójność,
- ustalamy listę dokumentów, wywiadów i testów kontrolnych,
- definiujemy KPI: poziom zgodności próby, liczbę luk krytycznych i istotnych, terminowość korekt oraz stopień zamknięcia działań.
Plan badania koncentruje wysiłek tam, gdzie potencjalne skutki dla pracowników i organizacji są największe. Pozwala też jednoznacznie odróżnić zakres audytu od obszarów wymagających odrębnej opinii prawnej.
D
DO
Dokumenty, procesy i praktyka
W fazie DO zespół LegalEssence i LeanTrix prowadzi przegląd dokumentacji, testy wybranych przypadków, wywiady oraz obserwację przebiegu procesów HR. Każde ustalenie wiążemy z dowodem i konkretnym etapem procesu.
- sprawdzamy kompletność i spójność akt osobowych, umów, aneksów, informacji, oświadczeń i upoważnień,
- porównujemy ewidencję czasu pracy, grafiki, wnioski i absencje z naliczeniami płacowymi w uzgodnionej próbie,
- weryfikujemy zasady pracy zdalnej, BHP, badań, szkoleń, urlopów i zakończenia zatrudnienia,
- analizujemy regulaminy i procedury dotyczące m.in. wynagradzania, zgłoszeń naruszeń, równego traktowania, antymobbingu oraz ochrony danych,
- rozmawiamy z HR, kadrami, płacami i menedżerami, aby ustalić, czy opisany proces działa tak samo w praktyce,
- identyfikujemy ręczne obejścia, niejasne odpowiedzialności, rozbieżne wersje dokumentów i miejsca bez kontroli.
Pracujemy na zasadzie minimalizacji dostępu do danych i poufności. W raporcie zarządczym opisujemy ustalenia w sposób, który nie ujawnia danych pracowników poza zakresem niezbędnym do podjęcia działań.
C
CHECK
Ocena zgodności i priorytetów
Każde ustalenie oceniamy z perspektywy podstawy prawnej, skali, powtarzalności, wpływu na pracowników, ryzyka finansowego i prawdopodobieństwa zakwestionowania praktyki. Luki klasyfikujemy jako krytyczne, istotne, umiarkowane albo obserwacje doskonalące.
- porównujemy KPI z bazą ustaloną w fazie PLAN,
- sprawdzamy źródłowe przyczyny problemów: wiedzę, standard, system, odpowiedzialność lub nadzór,
- oddzielamy działania pilne od zmian systemowych i rozwojowych,
- weryfikujemy zgodność dokumentacji z rzeczywistym sposobem podejmowania decyzji,
- przedstawiamy kierownictwu raport, mapę ryzyk, rekomendacje oraz quick wins.
Raport końcowy pokazuje nie tylko „co jest niezgodne”, ale również gdzie powstaje błąd, kto powinien nim zarządzić, jak potwierdzić korektę i jak zapobiec ponownemu wystąpieniu.
A
ACT
Plan naprawczy i trwała zgodność
W fazie ACT przekładamy wyniki audytu na działania z właścicielami, terminami, priorytetami i wymaganym dowodem zamknięcia. W zależności od uzgodnionego zakresu wspieramy organizację w korekcie dokumentów, procedur oraz sposobu pracy.
- porządkujemy wzory dokumentów, wersjonowanie i punkty kontroli w procesach kadrowo-płacowych,
- projektujemy lub aktualizujemy procedury i jednoznaczny podział odpowiedzialności,
- przygotowujemy bezpieczną ścieżkę korekt dla wykrytych nieprawidłowości,
- szkolimy HR, kadry, płace i menedżerów z nowych standardów oraz decyzji wysokiego ryzyka,
- wdrażamy przeglądy okresowe, dashboard działań i ponowną weryfikację skuteczności,
- rolloutujemy rozwiązania na kolejne działy, lokalizacje lub spółki po potwierdzeniu efektu pilotażu.
Rezultatem jest system, który pomaga utrzymać zgodność po zakończeniu projektu: jasne standardy, odpowiedzialności, dowody wykonania i cykl PDCA reagujący na zmiany prawa oraz organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!
Nasi klienci
