Lean Office – optymalizacja procesów biurowych i administracyjnych
Dlaczego taka usługa jest potrzebna?
Lean Office przenosi zasady przepływu, pracy standaryzowanej i ciągłego doskonalenia do procesów biurowych oraz administracyjnych. To właśnie tam często powstają długie kolejki informacji, wielokrotne akceptacje, poprawianie danych, niejasne odpowiedzialności i raporty, które nie wspierają decyzji.
W procesach niematerialnych straty są trudniejsze do zobaczenia niż na hali. Dokument może czekać w skrzynce, sprawa krążyć między działami, a klient nie znać statusu. Dlatego wdrożenie Lean Office zaczynamy od zobaczenia całego przepływu informacji i zdefiniowania wartości z perspektywy odbiorcy procesu.
Kiedy Lean Office jest potrzebny?
- czas realizacji spraw jest długi i nieprzewidywalny,
- proces wymaga wielu przekazań, podpisów i ręcznego przepisywania danych,
- zadania giną w poczcie, arkuszach i komunikatorach,
- pracownicy nie znają priorytetów ani właściciela całego procesu,
- działy realizują lokalne KPI, ale klient nadal czeka,
- firma chce przygotować proces do cyfryzacji lub automatyzacji.
Jakie procesy możemy usprawniać?
- ofertowanie, sprzedaż i obsługę zamówień,
- zakupy, finanse, controlling i rozliczenia,
- HR, rekrutację, onboarding i administrację kadrową,
- planowanie, jakość, utrzymanie danych oraz obsługę reklamacji,
- back office, centra usług wspólnych i procesy usługowe.
Lean Office rozwija ofertę Lean Management i może być poprzedzony audytem zarządzania procesami.
Jaka jest nasza rola?
Od mapy procesu do krótszego czasu obsługi
Rolą LeanTrix jest przeprowadzenie zespołu przez analizę rzeczywistego przepływu pracy, wybór ograniczenia oraz wdrożenie nowego standardu. Nie kończymy na warsztacie z mapowania. Testujemy rozwiązania na procesie pilotażowym, mierzymy wynik i rozwijamy właścicieli procesu.
W projekcie Lean Office łączymy VSM, SIPOC, standaryzację pracy, zarządzanie wizualne, problem solving, Kata doskonalenia i – gdy jest to uzasadnione – automatyzację. Najpierw upraszczamy proces, dopiero później go cyfryzujemy.
Co otrzymuje organizacja?
- mapę przepływu informacji i punktów oczekiwania,
- pomiar bazowy lead time, czasu pracy, jakości i liczby przekazań,
- projekt stanu docelowego oraz listę quick wins,
- standard procesu, role i jednoznaczne kryteria zakończenia zadania,
- tablicę zarządzania i zestaw KPI,
- plan pilotażu, utrzymania i rolloutu.
Garść faktów
Wsparcie wdrożeniowe
Wsparcie realizujemy w oparciu o proces Kata, co pozwala dostosować nasze działania do specyfiki Twojej organizacji, uwzględniając wspólnie wyznaczone cele. Proces Kata składa się z czterech kluczowych elementów, które umożliwiają efektywną realizację założeń.
Działamy wg PDCA
P
PLAN
Klient procesu, przepływ i ograniczenie
W fazie PLAN definiujemy klienta procesu, jego oczekiwanie i problem biznesowy. Ustalamy granice procesu od zdarzenia inicjującego do mierzalnego rezultatu.
- wybieramy proces o największym wpływie na klienta lub wynik,
- określamy właściciela, sponsora i zespół międzydziałowy,
- ustalamy KPI: lead time, czas pracy, first time right, liczbę przekazań i zaległości,
- zbieramy dane o wolumenie, wyjątkach, sezonowości i obciążeniu,
- identyfikujemy ograniczenie oraz hipotezy strat,
- wyznaczamy proces pilotażowy i kryteria sukcesu.
D
DO
Obserwacja pracy i projektowanie przepływu
W fazie DO mapujemy rzeczywistą ścieżkę sprawy, dokumentu lub informacji. Rozmawiamy z osobami wykonującymi pracę i konfrontujemy procedurę z codzienną praktyką.
- mierzymy kolejki, oczekiwanie, poprawki, przekazania i zbędne akceptacje,
- rozróżniamy wartość, czynności konieczne i marnotrawstwo,
- upraszczamy decyzje, formularze, role i reguły priorytetów,
- projektujemy standard pracy i zarządzanie wizualne,
- testujemy przepływ jednej sprawy, limity WIP i zasady pull,
- prowadzimy pilotaż oraz rozwijamy właściciela procesu.
C
CHECK
Wynik klienta i stabilność nowego standardu
W fazie CHECK porównujemy rezultat z pomiarem bazowym i sprawdzamy, czy poprawa wynika z nowego sposobu pracy, a nie z chwilowo mniejszego obciążenia.
- analizujemy lead time, terminowość, zaległości i jakość za pierwszym razem,
- sprawdzamy liczbę wyjątków oraz przyczyny powrotów spraw,
- audytujemy przestrzeganie standardu i aktualność danych,
- zbieramy informację od klienta procesu i pracowników,
- prowadzimy Kata coachingu z właścicielem procesu,
- ustalamy korekty przed skalowaniem.
A
ACT
Utrzymanie standardu i rollout
W fazie ACT włączamy nowy sposób pracy do codziennego zarządzania, określamy rytm przeglądów oraz zasady reagowania na odchylenia.
- aktualizujemy procedury, role i narzędzia,
- standaryzujemy tablicę KPI oraz krótkie odprawy,
- szkolimy kolejne zespoły i właścicieli procesów,
- budujemy backlog dalszych usprawnień i automatyzacji,
- przenosimy rozwiązanie na kolejne działy,
- uruchamiamy następne cykle PDCA.
Lean Office staje się w ten sposób systemem codziennego doskonalenia pracy, a nie jednorazową akcją porządkową.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!
Nasi klienci
