FAQ – Najczęściej zadawane pytania

System informatyczny LeanTrix wspomaga wdrożenie i utrzymanie standaryzacji pracy wg programu Training Within Industry TWI w dowolnym przedsiębiorstwie. System ten wspomaga rozwój kompetencji pracowników zaangażowanych w TWI poprzez udostępniane im takich funkcjonalności jak: filmy instruktażowo-szkoleniowe, obszerną bazę wiedzy, czy testy sprawdzające poziom zrozumienia programu. W zakresie utrzymania TWI system LeanTrix oferuje moduł tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej oraz moduł doskonalenia Kaizen. W systemie wdrożony jest również cały proces weryfikacji tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej.

Jeżeli chcesz wdrożyć program TWI w swojej firmie to system LeanTrix będzie dla Ciebie bardzo pomocnym narzędziem!

Wdrożenie programu TWI z wykorzystaniem systemu LeanTrix przebiega w oparciu o koncepcję Lean HR, gdzie najważniejsze jest budowanie zaangażowania pracowników oraz ich rozwój. Głównym celem jest eliminacja 8. typu marnotrawstwa: utraconej kreatywności ludzi. Marnotrawstwo to powstaje przy nieodpowiednim zarządzaniu zmianami w firmie. Postępowanie wg koncepcji Lean HR opiera się na założeniu, że sukces pojedynczego pracownika jest sukcesem całej firmy. Jest to warunek przy wdrażaniu programu TWI, gdzie kluczowy jest rozwój każdego pracownika i pielęgnowanie jego indywidualności.

Albert_Einstein

„Istotne dla wspólnego dobra jest wspieranie jednostek, ponieważ tylko jednostka może wytworzyć nowe idee, które niezbędne są społeczeństwu dla jego ciągłego rozwoju, a także, w istocie, dla uniknięcia wyjałowienia i stagnacji.”

Albert Einstein

System LeanTrix, tak jak standaryzacja pracy wg programu TWI, jest dla wszystkich firm, w których występują procesy i ludzie. Nie tylko dla firm produkcyjnych. Program TWI z powodzeniem wdrażany jest w procesach usługowych, czy administracyjnych. Jest istotny szczególnie dla firm, w których istnieją wiedza i umiejętności eksperckie. Tam, gdzie efektywny proces przekazywania wiedzy ma diametralne znaczenie.

System LeanTrix wspiera standaryzację procesów:

  • produkcyjnych (operacje bezpośrednio produkcyjne, TPM, SMED, 5S itd.),
  • usługowych,
  • administracyjnych,
  • biurowych.

System LeanTrix w podstawowej wersji oferowany jest w modelu SaaS (ang. Software as a Service). SaaS jest usługą, polegającą na zdalnym i bezpiecznym udostępnianiu oprogramowania poprzez sieć Internet. W modelu SaaS udostępniana jest nie tyle sama aplikacja (nie następuje uruchomienie pełnej aplikacji na komputerze użytkownika), lecz umożliwia się interakcję z nią poprzez interfejs przeglądarki internetowej z wykorzystaniem sieci Internet. Sama aplikacja znajduje się na serwerach dostawcy a dostęp do niej jest szyfrowany protokołem SSL. Dzięki modelowi SaaS wszystkie usprawnienia jakie będą na bieżąco powstawać w systemie LeanTrix automatycznie pojawią się na kontach firm korzystających z tego systemu. Ponadto dzięki modelowi Saas system LeanTrix będzie mógł być natychmiastowo uruchomiony w Twojej firmie bez konieczności zakupu serwerów, oprogramowania i żmudnego procesu jego wdrożenia.

W systemie LeanTrix powołane są dwie główne grupy użytkowników: Trenerzy (Koordynatorzy) TWI i Instruktorzy TWI. Trenerami TWI w firmie mogą być: specjaliści Lean, kierownicy, mistrzowie, czy doświadczenie liderzy. System LeanTrix wspiera Trenerów TWI dając im szereg wskazówek jak prowadzić Instruktorów TWI przez proces nabywania kompetencji w programie TWI. W systemie przewidziany jest program Train-the-Trainers dla Trenerów TWI.

Instruktorami TWI stają się zazwyczaj mistrzowie, liderzy i doświadczeni pracownicy znajdujący się najbliżej procesów. Są oni wspierani w systemie LeanTrix poprzez:

  • dostęp do bazy filmów instruktażowo – szkoleniowych i wskazówek merytorycznych,
  • moduł tworzenia instrukcji pracy standaryzowanej i doskonalenia metod pracy kaizen,
  • panel umożliwiający komunikację z Trenerami TWI.

W systemie LeanTrix Trener TWI to również Instruktor TWI. Ma on jednak dodatkowe funkcje wspomagające go w zarządzaniu rozwojem kompetencji pozostałych Instruktorów TWI. Aby zdobyć uprawnianie Trenera TWI należy wcześniej zdobyć uprawnienia Instruktora TWI i przejść program Train-the-Trainers. W praktyce jeden Trener TWI przypada na kilkunastu Instruktorów TWI.

W systemie LeanTrix powołane są jeszcze 3 poboczne grupy użytkowników:

  • Administrator danych – przedstawiciel firmy, który zarządza płatnościami, wprowadza dane Trenerów TWI i Instruktorów TWI do systemu, tworzy formatkę Instrukcji Pracy Standaryzowanej, dodaje osoby weryfikujące instrukcje.
  • Weryfikatorzy – przypisane osoby z działów jakości, metod, BHP itd. To do tych osób trafiają do weryfikacji opracowane Instrukcje Pracy Standaryzowanej.
  • Kreatorzy IPS – jest to grupa użytkowników w podstawowym pakiecie, w którym uruchamiany jest w systemie wyłącznie moduł tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej. Jest to podstawowa wersja bez angażowania Koordynatorów TWI i Trenerów TWI.

Kluczowym aspektem przy wdrażaniu standaryzacji pracy wg programu TWI jest zarządzanie kompetencjami osób, które w tym procesie biorą udział. Kompetencje należy postrzegać jako zestawienie trzech głównych składowych: wiedzy, umiejętności i odpowiedzialności. W systemie LeanTrix za rozwój kompetencji osób ubiegających się o licencję instruktora TWI odpowiadają Trenerzy TWI. Prowadzą oni warsztat praktyczny (budują wiedzę) oraz wspierają pracowników przy praktykowaniu programu. Trenerzy TWI licencjonują pracowników na Instruktorów TWI.

„Kompetencje w postępowaniu z ludźmi są takim samym towarem handlowym jak cukier czy kawa. I zapłacę za te kompetencje więcej niż za jakiekolwiek inne pod słońcem.”

John Davison Rockefeller

W systemie LeanTrix rozwój kompetencji pracowników w zakresie programu TWI składa się z 4 etapów:

Etap 1. Certyfikat ukończenie szkolenia – zdobycie wiedzy i podstaw teoretycznych dzięki szkoleniu prowadzonemu przez Trenera TWI, szkoleniu firmy zewnętnrzej albo obejrzeniu filmu instruktażowego w systemie LeanTrix. Trener TWI w systemie ma dostęp do materiałów Train-the-Trainers, które wspomagają go w przeprowadzeniu efektywnego szkolenia.

Etap 2. Praktykowanie – trening umiejętności pod okiem Trenera TWI. W tej fazie dla każdego pracownika określany jest cel, np. wykonanie 3 instrukcji pracy standaryzowanej oraz wykonanie dla jednej operacji analizy doskonalącej kaizen. W tej fazie kandydat na instruktora TWI jest w nieustannym kontakcie z Trenerem TWI poprzez system LeanTrix.

Etap 3. Otrzymanie licencji – ten etap oznacza, że dana osoba uzyskała licencję na instruktora TWI. Licencja ta wiąże się również z odpowiedzialnością za szkolenie ludzi. W celu przejścia tego etapu należy przynajmniej dwukrotnie przeszkolić innego pracownika w rzeczywistych warunkach pracy. Dzieje się to pod nadzorem Trenera TWI, który korzysta z zaprojektowanej w systemie karty audytu.

Etap 4. Kurs Train-the-Trainers – to nie obowiązkowy etap. Dotyczy osób, które ubiegają się o status Trenera TWI. Ten etap wiąże się z odpowiedzialnością nie tylko za swoją pracę, ale również za innych ludzi. W systemie LeanTrix przygotowany jest film instruktażowy dla Trenerów TWI, dzięki któremu mogą wyszkolić się tak, aby poprowadzić samodzielnie warsztat praktyczny o standaryzacji pracy.

Najczęstszym problemem przy wdrażaniu programu TWI w firmach jest przeskakiwanie z etapu 1. od razu do etapu 3. rozwijania kompetencji. Bez fazy praktykowania (etap 2.). To często kończy się nie chęcią pracowników i stopniowym zaprzestaniu wdrażania programu TWI. Etap praktykowania jest kluczowy w budowaniu świadomości pracowników. W LeanTrix na tą fazę położony jest duży nacisk.

System LeanTrix służy wspomaganiu procesu wdrażania standaryzacji pracy wg programu TWI. Daje przy tym 4 kluczowe moduły niezbędne przy utrzymaniu tego procesu w firmie:

  1. Moduł tworzenia instrukcji pracy standaryzowanej, w którym każda osoba (nawet bez znajomości obsługi komputerów) będzie mogła opracować instrukcję pracy standaryzowanej poprawnie już za pierwszym razem. Pomocne mu w tym będą wbudowane w moduł 41 zasady tworzenia instrukcji.
  2. Moduł doskonalenia metod pracy Kaizen, gdzie na przygotowanej wcześniej instrukcji pracy standaryzowanej naniesione będzie podejście 5W1H. Dzięki temu automatycznie wygenerować można formularz nazwany Poka Yoke Generator Sheet – PYGS.
  3. Moduł przygotowania się do instruktażu stanowiskowego zgodnie z programem TWI Instruowanie Pracowników. W module znajdują się wskazówki dla instruktora TWI oraz filmy szkoleniowe przypominające działanie metody.
  4. Moduł wspierający przepływ informacji i weryfikacji instrukcji pracy standaryzowanej przez działy: jakości, metod, BHP itd.

W systemie LeanTrix panel Trenera TWI jest wzbogacony o dodatkowy moduł względem panelu Instruktora TWI. Każdy z nich ma postawiony zupełnie inny cel:

  1. Panel Trenera TWI posiada moduł, w którym zawarte są wskazówki wspierające skutecznie zarządzanie procesem rozwoju kompetencji instruktorów TWI. Ponadto panel Trenera TWI zawiera wszystkie pozostałe funkcjonalności panelu instruktora TWI.
  2. Panel Instruktora TWI, w którym budowana jest ścieżka rozwoju kompetencji w zakresie programu TWI każdego pracownika objętego programem. W panelu wybrani pracownicy będą rozwijać swoje kompetencje począwszy od etapu zdobywania wiedzy teoretycznej, aż po etap uzyskania licencji Instruktora TWI, bądź w niektórych przypadkach Trenera TWI.

Jeżeli firma zdecyduje się, że wybrany Instruktor TWI zostanie przeszkolony na Trenera TWI to po zaliczeniu kursu Train-the-Trainer uruchamiany jest mu dodatkowy moduł w panelu.

Etapy rozwoju kompetencji Panel TreneraTWI Panel Instruktora TWI
Etap 1 Zdefiniowany standard szkolenia TWI, które może poprowadzić Trener TWI Podstawowa wiedza o programie TWI oraz film instruktażowy, który wprowadzi osobę do programu TWI
Etap 2 Wskazówki jak wspierać praktykowanie oraz moduł komunikacji z Instruktorem TWI Udostępniony moduł tworzenia instrukcji pracy standaryzowanej oraz doskonalenia
Etap 3 Pytania audytowe wspomagające TreneraTWI przy sprawdzaniu instruktażu stanowiskowego Filmy instruktażowe wspomagający przygotowanie się do instruktażu zgodnego z metodą TWI Instruowanie Pracowników
Etap 4 Zdefiniowany standard pozwalający przeszkolić instruktora TWI na Trenera TWI Film instruktażowy Train-The-Trainers – jak stać sie Trenerem TWI
Cel Zarządzanie przez Trenera TWI rozwojem Instruktorów TWI Indywidualny rozwój Instruktora TWI

„Wytyczony cel jest podstawą wszelkich osiągnięć, zarówno mniejszych, jak i większych. Nawet silny mężczyzna może zostać pokonany przez dziecko, które zdąża do celu.”

Napoleon Hill

W systemie LeanTrix opłaty pobierane są za wykupione licencje na Trenerów TWI i Instruktorów TWI. Koszt miesięczny utrzymania systemu LeanTrix wynosi średnio niż pół dnia pracy konsultanta zewnętrznego. Każdego dnia z panelu firmy pobieranych jest:

  • 7 kredytów za aktywne konto Trenera TWI
  • 2 kredyty za aktywne konto Instruktora TWI

Najniższy pakiet 500 kredytów kosztuje 500 zł. Pakiet ten starcza na ponad 1 miesiąc pracy z systemem LeanTrix przy zaangażowanych: 4 Instruktorach TWI i 1 Trenerze TWI. Im większy pakiet wykupisz tym więcej otrzymasz kredytów gratis. Przy zakupie najwyższego pakietu 10 000 kredytów otrzymujesz 50% rabatu, co oznacza że przy powyższym układzie koszt miesięczny użytkowania systemu wynosi zaledwie 250 zł.

Ponadto w systemie LeanTrix udostępniony jest pakiet podstawowy, który daje dostęp wyłącznie do modułu tworzenia Instrukcji Pracy Standaryzowanej. Jego koszt to 6 kredytów dziennie.

Oblicz koszt użytkowania systemu LeanTrix dla swojej firmy.

Problemy w firmach

Jak system LeanTrix eliminuje te problemy

Cała wiedza praktyczna o pracy (ułatwienia, triki) znajduje się wyłącznie w głowach doświadczonych pracowników

W systemie LeanTrix za tworzenie Instrukcji Pracy Standaryzowanej odpowiedzialni są Instruktorzy TWI: pracownicy operacyjny, głównie liderzy i doświadczenie operatorzy. To oni mają największą wiedzę o pracy. To oni znają triki i ułatwienia. Opracowany w systemie LeanTrix moduł tworzenia instrukcji wspiera doświadczonych pracowników poprzez prezentowanie im 41 zasad opracowywania instrukcji. Wymagają one od osoby tworzącej instrukcje, aby starał się zwracać uwagę na między innymi triki w pracy.

Istnieje duża rotacja pracowników i zatrudniani są pracownicy tymczasowi

Metoda TWI Instruowanie Pracowników to najbardziej efektywny sposób przekazywania wiedzy. Zawiera najbardziej skuteczne sposoby przekazywania wiedzy wg krzywej uczenia.

wykres-11a

Metoda TWI Instruowanie Pracowników sprawdza się między innymi w szkoleniu z łatwych operacji. System LeanTrix poprowadzi Twoich pracowników tak, że zrozumieją jak używać tej metody poprawnie i skutecznie. To umiejętność. Wymaga praktyki. Dzięki audytom w etapie 3. procesu rozwoju kompetencji w systemie LeanTrix, Twoi pracownicy staną się licencjonowanymi Instruktorami TWI. Dzięki efektywnemu procesowi szkoleń stanowiskowych w Twojej firmie rotacja pracowników nie będzie już dużym problemem.

Każdy instruktor szkoli według swojego własnego sposobu

Metoda TWI Instruowanie Pracowników to najbardziej efektywny i powtarzalny sposób instruktażu. System LeanTrix przygotuje liderów i doświadczonych pracowników w Twojej firmie, aby umieli w praktyce z tej metody korzystać. Każdy w Twojej firmie będzie szkolił wg jednej, najlepszej metody. Sensei TWI będzie utrzymywał ten proces poprzez audyty Instruktorów TWI.

Instruktaż trwa długo, a pomimo tego jest nieefektywny

Instruktaż zgodny z metodą TWI Instruowanie Pracowników w praktyce jest dwukrotnie krótszy niż prowadzony tradycyjnie. Pod warunkiem, że instruktor przestrzega w 100% metody TWI Instruowanie Pracowników. Dzięki wskazówkom i filmom szkoleniowym w systemie LeanTrix każdy Instruktor TWI będzie mógł tak przygotować się do instruktażu, aby poprowadzić go zgodnie z metodą TWI Instruowanie Pracowników.

Instrukcje pracy są bardzo opisowe i trudne do zrozumienia

System LeanTrix w momencie przekroczenia zalecanej liczby słów przy tworzeniu Instrukcji Pracy Standaryzowanej automatycznie powiadomi o tym Instruktora TWI. Ponadto system wspiera osoby tworzące instrukcje podpowiadając im jak wykonywać zdjęcia do instrukcji, tak aby pokazywały esencję pracy: wskazówki, a nie główne kroki. To sprawia, że instrukcje staną się wyszczuplone w tekście, a zdjęcia będą przenosić ze sobą dużą wartość merytoryczną.

Nowo przeszkolony pracownik nie pracuje świadomie – nie wie dlaczego wykonuje pracę w dany sposób

W instrukcji pracy standaryzowanej przyczyny występowania wskazówek powinny stanowić 60% całego tekstu. To przyczyny uczą ludzi świadomości. O wiele łatwiej pracownikom będzie przyjąć ustalony sposób pracy, kiedy wcześniej dowiedzą się dlaczego ten sposób jest najlepszy. W praktyce doświadczeni pracownicy pomijają wypisywanie przyczyn, bo często sami ich nie znają.

wykres-11b

System LeanTrix będzie wymuszał na osobie tworzącej instrukcję, aby możliwie precyzyjnie wypisać przyczyny występowania wskazówek. System pilnować będzie, aby pracownik nie sprowadzał przyczyny wyłącznie do stwierdzenia: „taki standard”, czy „poprawność wykonania”. Kluczem jest zapisanie przyczyny, która informować będzie ucznia o rzeczywistych konsekwencjach. To wpływa skutecznie na budowanie świadomości.

Przygotowanie instrukcji zajmuje dużo czasu, a i tak nikt ich nie używa

Moduł tworzeni instrukcji w systemie LeanTrix umożliwia opracowanie instrukcji w czasie średnio o 80% krótszym niż jej przygotowanie w programach z pakietu MS Office. Średnia oszczędność czasu na przygotowaniu jedne instrukcji to około 40 minut. Ponadto system LeanTrix kompleksowo wspiera standaryzację pracy wg programu TWI co wiąże się z tym, że najważniejszym celem każdej instrukcje powinna być możliwość jej zastosowania do instruktażu albo doskonalenia. Sama instrukcja to wyłącznie kartka papieru. Praktykowanie tworzeni instrukcji w systemie LeanTrix odbywa się w etapie 2. Tam kandydaci na Instruktorów TWI muszą przygotować określoną liczbę instrukcji wg wskazań Trenera TWI. Etap 3. polega na zdobyciu umiejętności wykorzystania instrukcji do instruktażu. System LeanTrix będzie wspierał każdego pracownika z osobna, aby nauczył się korzystać z instrukcji. W systemie LeanTrix instrukcję na Twoim miejscu pracy będą żyć!

Instrukcje nie odzwierciedlają rzeczywistego sposobu pracy

W większości firm instrukcje pracy opracowują działy techniczne. Instrukcje te są poprawne pod względem procesowym (metody pracy), ale nie odzwierciedlają faktycznego sposoby wykonywania pracy. W systemie LeanTrix Instrukcje Pracy Standaryzowanej tworzą te osoby, które faktycznie wykonują prace. Rola działów technicznych sprowadza się do weryfikacji tych instrukcji i ich ewentualnej akceptacji.

Pracownicy nie potrafią przeprowadzić analizy doskonalącej (kaizen) w swoim obszarze pracy

System LeanTrix ułatwia proces doskonalenia. Na podstawie każdej instrukcji pracy standaryzowanej można wygenerować Poka Yoke Generator Sheet – PYGS. PYGS to narzędzie opracowane przez naszą firmę, które umożliwia połączyć podział pracy z metody TWI IP z podejściem 5W1H. PYGS przez to, że nastawia się na eliminowanie albo usprawnianie wskazówek, staje się generatorem rozwiązań Poka Yoke.

W procesie występuje duża liczba poprawek i błędów jakościowych

Błędy i poprawki są zazwyczaj wynikiem błędów ludzkich. Istotne jest, aby prewencyjnie zapobiegać tym błędom. W tym celu należy wyeliminować przyczyny źródłowe błędów ludzkich, którymi są:

  • Brak albo złe przeszkolenie pracownika
  • Nieprzestrzeganie standardu pracy ze względu na jego złe zaprojektowanie
  • Brak procesu nadzorowania i audytowania pracowników po instruktażu

System LeanTrix wspiera eliminację tych przyczyn źródłowych poprzez rozwijanie umiejętności szkoleniowych wśród Instruktorów TWI, moduł doskonalenia Kaizen i audytowanie procesu szkoleń stanowiskowych.

Wdrożenie poszczególnych metod i narzędzi Lean Management wymaga zaangażowania konsultantów zewnętrznych

System LeanTrix wciela się w rolę konsultanta zewnętrznego. Rozwija najpierw Trenerów TWI w firmie. Potem prowadzi ich przez proces rozwijania instruktorów TWI. Wierzymy, że dzięki systemowi Leantrix będzie można wdrożyć standaryzację pracy wg programu TWI w każdej firmie na Świecie!

W systemie LeanTrix przygotowanych jest ponad 25 filmów instruktażowych, które rozwijać będą Twoich Instruktorów TWI i Trenerów TWI na każdym etapie zdobywania wiedzy.
Przedstawiamy przykładowy film instruktażowy o temacie: Wprowadzenie do dokumentowania procesów i tworzenia instrukcji pracy. Jest to film nr 2 z cyklu 8 filmów instruktażowych dla kandydatów na Instruktorów TWI, którzy zdobywają wiedzę teoretyczną w etapie 1. – podstawowa wiedza o programie TWI.

Dr inż. Bartosz MisiurekFAQ